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档案管理技能训练;第3章 档案整理技能训练;第3章 档案整理技能训练;档案整理;3.1 做好整理准备工作;机关档案的整理;档案馆的档案整理;整理工作的意义;档案整理三原则;档案整理两种方法;文件整理归档操作流程;全宗概念;全宗构成者条件;人物全宗;全宗的补充形式;全宗群;全宗内档案的分类;分类的一般方法;常用分类方法
(一) 年度分类法
(二) 组织机构分类法
(三) 问题分类法
;3.2 按“件”整理档案;整理原则:遵循文件的形成规律,保持文
件之间的有机联系,便于保管和利用。
质量要求:应齐全完整,破损的文件应予
修整,字迹模湖或易退变的文件应复制;
使用的书写材料、纸张、装订材料等应符
合档案保护要求。
;整理步骤-1 装订; ; ; 文件装订方式的选择
文件可采用左上角装订,也可采用左则装订。
采用左上角装订的文件应当左齐上齐;采用左边装订的文件应当左齐下齐。
目前的装订方式除传统的线装之外,还包括:粘接式,如用浆糊、热封胶等;穿孔式,如不锈钢钉书钉、铁夹背等。
1)符合档案保护要求。装订用品必须对档案无害,不影响档案的保护寿命;
2)选用装订用品应尽量降低成本,装订方式应简便易行。;;×省档案局文件
×档发[1999]38号
关于印发《×省机关档案
工作目标管理考评内容和
评分标准》的通知
;安徽省档案局文件
皖档发[1999]37号
关于印发《安徽省机关档案
工作目标管理考评办法》及
《安徽省机关档案工作目标管
理考评内容和评分标准》的
通知
;;整理步骤- 2 分类;整理步骤- 3 排列;排列原则;;整理步骤- 4 编号;编号方法;室编件号的编制
室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内排列顺序号。室编件号在分类方案最低一级类目内,按文件排列顺序从
“1”开始标注。如采用“年度—机构—保管期限”进行分类,室编件号应在同一年度内、同一机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。;;
馆编件号的编制
馆编件号设置主要是出于馆室衔接的需要。各级档案室的长期、永久档案移交进馆时,由于各种原因需要进行鉴定、整理等局部调整,如部分需要抽???、补充等,使目录中的件号可能出现断号、跳号等现象,从而给管理带来困难,故需要重新编制或调整件号。调整后的件号即为馆编件号。具体情况在这里不作介绍。
;档号项目设置及填写;全 宗 号:档案馆给立档单位的代号
如:J026 、J124
年 度:指归档文件形成年度,用4位数表示
保管期限:分为永久、长期、短期三种
也可用 Y 、C 、D 表示
件 号:室编件号由档室填写,馆编件号由
档案馆编写
; 选择项;加盖档号章
档号项目确定后,要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上,以明确归档文件在全宗中的位置。同时可以借助归档章上项目的提示,保证归档文件在借阅后能够正确归档。;归档章;整理步骤- 5 编目;编目主要指编制归档文件目录。为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基础条件。;归档文件目录用A4纸。
目录应装订成册并编制封面。封面设置全宗名、年度、保管期限、机构(问题)等项目。;编目 例;;;归档文件目录格式; 件 号;;整理步骤- 6 装盒;; 档 案 盒 封 面;
全 宗 号
J012
年 度
2 0 0 4
保管期限
永久
机构(问题)
行政类
室
起 1— 20
止
件
号 馆
盒 号 ;备考表
;3.3 按“卷”整理档案;传统立卷工作内容;档案整理工作的组织;档号;全宗号:档案馆(室)给定每个全宗的代码。
案卷目录号:全宗内案卷所属目录的代码。
类别号:馆(室)藏档案类别的代码。
项目号:产品、设备等档案的代字或代号。
案卷号:案卷排列的顺序号。
件号:案卷内文件的顺序号。
页(张)号:案卷内文件每页(张)的顺序号。
代码:易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
;档号的结构 ;;(全宗号)
0308;盖章要求;具体栏目的填写; (4)件号:填写归档文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号。在档案室只要求大家编制
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