《档案管理学》教学课件4(第三章_档.pptxVIP

第三章 档案的整理;第一节 我国整理工作的历史演变; 在档案保管和利用只能靠手工的条件下，传统的立卷方法在实际工作中也确实发挥过重要作用，不能说不是一种很好的整理方式。它按照一定的逻辑联系，将分散的归档文件装订成“案卷”这个保管单位，存放整齐，提取方便。在检索上，通过编制卷内文件目录、案卷目录甚至全引目录等来提供检索途径，增强了手工检索的针对性和有效性，这也正是这种方法能沿用并盛行几十年的原因。 但传统的整理方法本身也有许多不足，并给档案工作的发展带来了相当的负面影响，特别是计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式，使传统整理方法的缺陷凸现得愈加明显，同时也为整理方法的改革提供了真正的契机。传统的以“案卷”为保管单位的整理方法，主要有以下一些缺陷： ; 一、传统的立卷归档标准和方法复杂、模糊、繁琐，在分类、立卷、保管期限的划定上随意性较大，难以把握，从而使立卷质量难以保证。另外，这种立卷方法的许多环节，如编页号、装订等，完全是一种重复、枯燥的手工劳动，浪费大量人力物力资源； 二、也正式由于传统的立卷方法不易掌握，再加上机关档案专职人员较少，且又变动频繁，使档案行政管理部门不得不将工作重点放在重复、繁琐的业务指导和培训上，难以将本来就有限的人力物力投入到现代化管理、开发利用、执法监督工作中去，客观上制约了档案事业的发展； 三、不利于档案的安全和保密。试想，利用者因需要卷内的某份文件而将整卷借出去，倘若丢失，损失的是多少件就不言自明；另外，若是涉密档案，即便不外借，利用者也只需要某一份文件，你也得将整卷调出，还得盯着不让看卷内其他文件； ; 四、不便于拾遗补漏时的插卷。有时归档文件的收集难免会有遗漏，装订后的案卷不便于增加、插入遗漏的文件，如拆卷再装订，既费时费力、劳民伤财又不利于档案的保护； 五、传统的立卷方法已成为现代化管理的障碍。装订起来的案卷，复印、缩微、扫描时十分不便，给档案管理的数字化和现代化造成了困难。再加上计算机强大的、多途径的检索能力，人为地将归档文件归类、组卷已无必要； 六、传统的归档方法以“卷”为单位，不便于统计。长期以来，统计档案数量一直以“卷”为单位，由于案卷的厚薄不一，卷内文件数量多少不同，“卷”和“件”之间并无固定的对应关系，也就反映不出档案的数量。也正因为如此，人们在统计档案数量时，不得不同时;采用排架长度来作参考，但也无法具体地反映档案的件数。也许有人会问，每个案卷上不是标明共有几件吗？但又有几个人会去加总数呢？原因很简单：太枯燥繁琐了； 在此背景下，2000年12月国家档案局发布了中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，并于2001年1月1日起实施。 ;第二节 新式档案整理方法 的主要特点; 第五，装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，改“卷皮”为“卷盒”； 第六，将档号模式由过去的“全宗号–案卷目录号–案卷号–件（页）号”改为“全宗号–年度–保管期限–件号 ”； 第七，用“归档文件目录”一种目录取代沿用已久的“案卷目录”和“卷内文件目录”两种目录； 第八，“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒”，使归档文件有序化。 ;第三节 现行档案整理的 一般步骤与方法; 装订公文旨在从实体上最终确定“件”的形态，固定公文页次，防止公文张页丢失，便于归档后的保管和利用。 单份公文直接装订即可。多份公文作为一件的，装订前应先行排序，排序的规则是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。如有公文处理单，可放在最前面，将其作为首页加盖归档章，更好地保护正本、维持原貌。 ; 二、分类 分类是指将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。 合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。分类的方法很多，《归档文件整理规则》中明确规定选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法。 应特别注意《归档文件整理规则》中问题分类的以下变化： ; 一是取消原来按“针对年度”归类的做法，统一按 “成文时间” 判定公文所属年度，以进一步简化分类中的概念和操作。 二是提出“机构（问题）”两种形式的分类法，机构分类法与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。 三是明确提出将保管期限直接作为一种分类标准，不限定年度、保管期限、