ERA的电子文件管理战略.pdf

ERA的电子文件管理战略 2005 年 8 月，美国国家档案馆 (以下简称 NARA)正式 宣布由美国著名的军工企业洛克希德 ?马丁计算机公司承担 开发 NARA 的电子文件档案馆 (以下简称 ERA)系统，该系统将 耗资 3 ，08 亿美元、开发时间长达 6 年。ERA的开发使得 NARA 能够更有效地保证电子文件的真实性、可靠性和凭证性，应 对电子文件所带来的日益严峻的挑战。 1、NARA 开发“ ERA”的背景 随着人类进入数字化的知识时代，电子文件已经渗透到 政府、军事及各个领域，这给档案部门如何长久保存电子文 件提出了新的挑战。就 NARA 而言，它所面临的电子文件管 理的挑战主要有三方面：第一、收藏的电子文件档案数量巨 大。据统计， NAR，A 馆藏中仅保存有克林顿政府时期文件 管理委员会的电子邮件就达 4000 万件之多，美国国会的外 交电子邮件又有 2500 多万件，美国国防部每年又以 5400 多 万份电子文件的递增量向 NARA 移交电子军人人事档案；馆 藏中所保存的美国人口普查局的电子图像文件又有 8 亿多份。 可以说， NARA 面临着海量的电子文件需要长久保存，显然 这个挑战不能说不严峻，如不引起高度重视，这些历史记录 都将面临流失的危险。 第二、收藏的电子文件档案范围广泛。 NARA 所收藏的电子文件包括从里根总统时期至克林顿总统 时期长达约 20 年左右的所有电子邮件，以及有关越南战争 的电子文件和有关二战时期美国军人的电子文件。显然，这 个挑战不仅十分严峻，而且十分紧迫，再不采取措施，后果 将难以预料。第三、收藏的电子文件档案类型繁多。 NARA 所收藏的电子文件档案，不仅有与传统文件相对应的电子文 件类型，如字处理文件、图像文件及电子表格，还包括了传 统文件所没有的电子文件类型，如数据库文件、地理信息系 统文件、网页文件、 CAD 图形文件以及虚拟现实模型等类型 更为复杂的电子文件。显然，这个挑战不仅十分严峻，十分 紧迫，而且十分艰巨，没有现成的经验可供借鉴，不采取科 学的方法与手段，也很难应对这个挑战。 就是在这样的背景下， NAR，A 做出战略性决定：建立 “ERA”以长久保存类型繁多、数量巨大的电子文件，应对 电子文件管理这一艰巨挑战。 2 、“ERA”的顶层设计――功能需求 ERA之所以能付诸实施，其关键和核心就是进行了充分 的顶层设计，即对 ERA提出了详尽的功能需求，制定了 ERA 的功能需求文件，其中详细列出了建立一个可以支持文件生 命周期的电子文件管理系统的各种需求。 它包括了 ERA的九 大类功能需求：电子文件管理功能需求、电子文件接收功能 需求、电子文件档案存储功能需求、 电子文件利用功能需求、 电子文件安全功能需求、电子文件保护功能需求、电子文件 用户接口功能需求、电子文件系统管理功能需求和电子文件 系统特殊服务功能需求，共计有 856 项功能需求，这些需求 贯穿于电子文件的整个生命周期，十分全面。可以说，迄今 为止在国际电子文件管理领域中，这份需求文件是最全面、 最详细、最完整的功能需求文件。 3 、《电子文件档案馆功能需求文件》的具体内容及依据 标准 如上所述， NARA 的《