医院工程档案管理分析.docVIP

医院工程档案管理分析 摘要：文章概述了医院工程档案管理的意义、特点和范围，分析了当前医院工程档案管理的现存问题，详细阐述了加强档案管理的有效措施，期望能够引起相关人员对于医院工程档案管理工作的重视。 关键词：医院工程；档案管理；档案验收 医院工程的档案管理，就是针对每一项基建或修缮项目从收集、整理、组卷到编目，以专业化的手段和规范化管理，使工程档案完整化、准确化，使得基建工程档案的信息得到充分利用，有效发挥档案在建设工程中的作用。 一、档案管理的意义 （一）实现归档材料的完整性。在医院的建设工程中，大型的基建类工程并非主流，并且在施工过程中，一般有监理公司为质量把关，工程所涉及的资料也由建设公司和监理单位负责整理归档。而中小型工程多为修缮类，预算在万元以下的中小型工程占据了主要部分。中小型维修工程主要包括平房维修、网线安装、粉刷、做防水以及其他各种零活，这类工程无论复杂程度如何，都有一套完整的工作流程，从前期准备、施工到竣工验收、结算分别由医院中不同的专人负责，因而这类工程的档案材料形成时间长、经手人员多，稍有不慎很容易遗失或漏归，所以，需要随时收集、整理并及时归档，以确保它的完整性。（二）便于查找和利用。在对每一项中小型工程完成建档立卷后，准确做好档案的编号，以便能快速查找。一套完整的工程档案，不仅能随时接受上级卫生主管部门的审查，还使得在出现问题时有据可依。如有类似的工程，可以通过查阅档案采取相同的处理方式解决，提高工作效率。（三）为医院节省开支。院内的所有工程从申请到结算都有一套完整的审批流程，递交的申请和预算都由相关的各级负责人层层把关。而档案管理就是要将所有资料整合在一起，使各个环节有据可依，即使后来原有工程出现问题，可以查阅当时的归档材料，若发现在保修期内，则医院有权要求有关建设公司负责承担本次费用，避免医院的额外开支。 二、档案管理的特点 医院工程档案的建立不仅系统性地把握了工程中的所有要素，而且具有鲜明的自身特点。（一）及时性。一般来讲，在资料的整理过程中，前期如果没有及时收集，则原始资料极易缺失和遗漏。医院工程对资料收集的及时性要求显得更为突出，前期资料准备时间长且后续各部分资料经手人员不同，更易出现问题。因此，为了有序地安排和开展工作，不影响院内工程的竣工验收及结算，及时性格外重要。（二）完整性。成套的档案记载着整个工程的建设情况，反映的是工程的全过程和最终成果。按照医院有关要求及工作流程，可在系统性的管理下将文字材料及各类图纸依次排列，便于检查档案的完整程度。（三）真实性。工程档案是施工过程中的原始资料。可以说，它是真实情况的完整记录，必须保持这一特性，才能得到应有的效益。（四）准确性。工程档案的准确性依托于真实性而存在，工程预算书必须以现场的真实情况为依据，计算准确无误，同时，只有准确地记录下工程的全过程，才能为今后的修缮或是改造提供参考。 三、归档基本程序、范围及内容 科学地确定工程资料的归档范围是做好工程档案管理的重要工作，因为它涉及今后的查阅使用。如若归档范围模糊、管理不规范，那么档案资料的收集工作就难以进行，而之后的整理与立卷也无从谈起。建档工作是工程档案管理的第一步，也是今后归档借阅的基础。由于医院内修缮工程种类众多，每个维修工程都有所差异，其复杂程度不尽一致，产生的档案数量也随之变化，对案卷的确立也不尽相同。因此分类方式不可仅凭个人主观判断，还须考虑到工程之中的潜在联系，按照有关规定和要求合理地进行分类，结合重要程度和工作程序制订排列的顺序，便于管理和查阅。虽然医院内修缮类工程涉及范围广，但是一个完整的工程都包括以下4个基本部分：前期资料、过程资料、竣工资料和结算资料。为了全面反映医院工程建设的全过程，保护档案的系统性和完整性，归档内容大致包括综合性文件资料及图纸。如：立项申请，上级领导转办批准文件，工程量清单，工程预算书，预评价报告及环评报告，工程项目方案与设计的可行性报告，规划局、消防局及环保、卫生部门等各类政府部门的批复文件，招投标及论证文件，工程监理文件，工程项目合同书，洽商变更会议纪要，特殊情况说明，工程竣工验收报告，外审公司审核报告，工程结算申请，土建或水电等施工图纸及竣工图纸。 四、档案管理存在的问题 （一）缺少专职档案管理人员。施工现场繁忙，待整理的资料琐碎，如果不能及时归档，可能造成资料的堆积，无法选取有效的材料，致使工程档案资料不够完整。除了必要的主体资料归档外，其余配套档案材料易丢失。档案管理过程不仅需要心细、有条理，而且对医院工程流程和工程本身要有一定的了解和认识。医院工程档案管理普遍缺乏复合型人才，管理人员业务素质不高或是由各部分人员琐碎代管，档案资料则不