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会议筹办流程跟进表 会议筹办流程跟进表 PAGE / NUMPAGES 会议筹办流程跟进表 会议 阶段 会议筹办工作安排 任务分工 主要工作要求及内容说明 负责人 达成时间 备注 参会专家领导交流 讲者及议题 邀请函的编制 邀请函发放 邀请函追踪 会议主持及领导发 言 会议用表 会议资料准备及装 袋  确立列席的专家领导，并交流确立会议日期、演讲时长。 确立讲者及演讲议题； 确立讲者简介及演讲 PPT □纸质信件 □手机电子版 汇总需要发放邀请函的人员名单（姓名、单位） 各自地区负责人负责自己地区的邀请函发下班作。 跟进并确立邀请函发放的进度及达成状况。 对发出的邀请函进行追踪，按期反应客户的参会状况，针对参会人数多少实时提出增添参会人数计划。 □主持人确立，主持稿 □领导讲话稿 □串场 PPT □会场音乐 □制作会议签到表 □制作会议流程表 □制作会议反应表 □会议流程表 数目 。 □产品彩页 品种 数目 。 □礼物 礼物内容 数目 。 □产品目录 数目 。 □纸袋 数目 。 □确立会场所址 容纳人数 使用时间 。 □场所花费 泊车券 。 □是□否 有投影仪及投影幕布 □是□否 有音响话筒，话筒 个 会前 □是□否 有主持台； □是□否 主持台有挡板 会场租借 □是□否 长的签约台及红桌布 □签约桌牌 内容 。 □见告指示牌内容 并安排打印 □是□否 能否需要餐券 □是□否 需要就餐（就餐时间 地点 ） 会议筹办工作安排 会议 任务分工 主要工作要求及内容说明 负责人 达成时间 备注 阶段 □桌数 及暂时加桌的办理 。 □横幅 长 宽 数目 内容 。 确立宣传内容，并 □海报 长 宽 数目 内容 。 进行制作 □是□否 有电子显示屏 □企业简介易拉宝 产品宣传展板 □确立有关产品的宣传展板，制作易拉宝 □准备好激光笔（检查电池） □水牌 内容 。 □欢迎牌 内容 。 □工作牌 数目 。 □备用插座 □便利贴 会场物质 □透明胶（或双面胶） □桌上水、笔、纸 □酒店供给 □自备 数目 。 □茶歇 □酒店供给 □自备 。 □就餐用酒水 □酒店供给 □自备 。 □会议桌花 □互动环节礼物 礼物内容 数目 。 会场检查（会议若 摆放横幅、展板。会前一天摆放好 在上午提早一天， 若在下午，可会议 调试电脑、投影仪、音响、话筒试音。会前一天进行调试确认。 当日上午准备） 工作人员 会议当日提早 2小时抵达会场，检查会场事项（工作人员认识卫生 间地点、餐厅地点，做好引导） 电脑、投影 提早翻开，并把所需要的课件翻开，观看成效并调整。电脑准备一 些音乐，作为暖场。 茶歇准备 提早跟酒店工作人员交流茶歇时间，茶歇用的水果、甜点及饮品等 签到台 入场处设置签到台，两人负责签到和发放资料袋 会场引导 引导讲者及领导依据排好的桌牌入位；会议开始前会场还没坐满 的，快速将后边几排的观众调整至前面，保证活动现场。 会中 主持人 做好会议内容安排，控制时间。安排主持人助手 。 现场话筒传达 互动环节需要观众讲话时，需要预先安排人负责传达以及小礼物的 发放。 拍摄 提早准备相机，为做好后期宣传和总结，对会议筹办。会前，会中 讲者授课，观众听课状况，会议现场状况等进行摄影。 能否参会人员与讲者领导合影或企业人员讲者领导合影纪念。 会议结束 若供给检盘问卷，则需要签到台安排好会后问卷回收和礼物发放。 会议 阶段 会后 会议筹办工作安排 任务分工 主要工作要求及内容说明 负责人 达成时间 备注 整理睬场所剩物料、资料等（投影仪、电脑、激光笔、横幅、展板 整理睬场和物料 、资料、礼物、水等） 资料整理 签到表、（检盘问卷）、相片。 总结 会后进行总结，剖析好与不足。 会后宣传工作 用网络平台分享会议状况、传达会议信息。 整理文件资料、存 将全部活动资料进行整理、存档，便于此后的工作学习。 档 会后跟进 整理参会客户的会后反应，提交报告上司。