会议管理新版.pptxVIP

會議管理課程大綱;前 言;會議的定義：;壹、會議結構與流程說明; (1)計畫 (2)執行 (3)確認 (4)修正 ; ;三、會議常見的問題 (1)未經深思及充分準備就主持會議 (2)會前未發開會通知 (3)開會議程未事先規劃 (4)無法控制討論主題 (5)沒有記錄會中決議及同意的行動計劃;四、會議異常的問題處理 (1)不必召開會議的方法 重点：a.目的 b.理由 c.方法 (2)不得不召开会议的理由 重点：具體與明確化 ;參、有效的會議結構;步驟一.計劃會議;步驟二.議程規劃與會議通知;2.2規劃開會進行流程結構： (1)宣佈開會的內容與時間配置 (2)報告出席的人數、時間配置 (3)報告會議的議程、時間配置 (4)宣讀上次會議記錄、時間配置 (5)報告上次決議案執行情況、時間配置 (6)進行本次會議預定討論事項、時間配置 (7)臨時動議、時間配置 (8)宣讀決議事項、時間配置 (9)宣佈散會、時間配置 ;2.3規劃開會後工作事項： (1)會議記錄擔當者 (2)會議內容校對 (3)會議內容呈報對象 (4)會議內容確認作業流程 (5)會議記錄分發作業與建檔 ;2.4準備開會通知注意事項;步驟三.議程內容的準備;步驟四.會議討論可能問題點;步驟五.會議進行控制;步驟六.會議總結及記錄;肆、會議主持的程序;;第二階段 引出意見;第三階段 歸納要點;第四階段 導出結論;1.?如何做好會議的準備 2.會議中的溝通與報告技巧; 1.1 參加前的準備 1.1.1與會者有哪些人 1.1.2會議的目的 1.1.3應準備哪些資料 1.2 會議中應注意事項 1.2.1提早到會場 1.2.2不要中途離席 1.2.3儀容要整潔 1.2.4發言簡單扼要切中主題; 2.1溝通技巧 2.1.1重點是說明內容 2.1.2對事不對人的要領 2.2報告流程 2.2.1首先報告結果 2.2.2其次報告內容 2.2.3最後報告建議;陸、主持會議的技巧與實務; F.在複雜問題討論過程中,主持人要適時協助過濾整 理要點簡化討論內容 G.如果是討論一草案,發現有錯誤時,應指定專人限 時修正,並另外擇時再開會討論以節省時間 H.針對再費時整理準備取得實據或陷入爭議短期 無法取得共識的項目,主席應適時制止並另外擇 時再開會討論 I.每一項目討論結果後,主席應簡單清楚彙總同意 事項及行動計劃並記錄於會議記錄中; 6.2.安排人的技巧 .嚴格要求與會人準時出席 .會議環境的安排: a.會議桌 b.環境的安排 .控制喋喋不休的場面 .鼓勵沉默者表答意見 .保護弱者 .鼓勵不同意見產生 .建議是明日成功的種子,所以留意建議不要受到不必要的排擠 .越資深的人越後徵詢他的看法,可以刺激建議的多樣化 .達成共識時要馬上記錄; 6.3.主持人的技巧????? (1)開場白程序與技巧 ?????程序：問候 說明目的 技巧： 適時的讚美 (2)結論程序與技巧 程序：說明與會者建議與想法 說明處置方式 技巧：具體可行才提出 (3)發問程序與技巧 程序： 開放式的詢問 運用跟的話語 技巧：5why .; (4)傾聽程序與技巧 程序： 要求詳述 覆誦的話語 技巧： 能不能……….. ??? (5)時間不足的處理技巧 程序： 喊停 說明處置方式 技巧： 停、停、停 ………. (6)澄清程序與技巧 程序： 重複發言者的話語 要求說明容內 技巧：如果我沒聽錯………. .; 6.4 會議主持人的檢核清單; 柒、會議控制的技巧;1.如何處理與會人員不發言 step1.說出對方不發言的現象 step2