声像电子管理信息化应用研究.docVIP

声像电子管理信息化应用研究 摘要：档案信息化建设已成为档案建设工作的重中之重，特别是海量电子数据的管理与利用。近年来，广州市城市建设档案馆不断推进档案信息化建设，信息化工作取得了一定的成绩。本文拟从广州市城市建设档案馆自行编制的《广州市城市建设声像电子档案管理规范》以及自主研发的规范化声像电子档案管理系统展开调研，简述广州市城市建设档案馆档案信息化建设的现状并提出发展对策。 关键词：档案信息化；声像电子管理规范；声像档案信息系统 一、研究背景及意义 近年来，信息化建设已成为档案发展的新方向，特别是以信息技术为核心的信息化建设已成为社会发展的强大推动力。2002年国家档案局、中央档案馆发布《全国档案信息化建设实施纲要》，标志着我国档案信息化建设的启动。《全国档案事业发展“十五”计划》中，国家明确指出“把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局。”紧跟国家信息化建设的步伐，实现档案信息化建设与国家信息化建设同步发展，已经成为档案部门的一项重要而紧迫的任务。回顾我国档案信息化的历程，总共经历了萌芽起步（20世纪70年代末～90年代初期）、快速推进（20世纪90年代中期～21世纪初）以及系统发展（21世纪以后）三个阶段。随着信息化时代的到来，海量电子文件数据的涌现以及包括云计算、大数据处理技术、4G通信等新兴技术的发展，无一不使传统的纸质文件生命周期理论、全宗理论和价值鉴定理论受到了挑战。海量电子文件的管理以及利用已成为档案学理论的新发展方向，也是档案信息化建设的重点方向。本文根据广州市城市建设档案馆自行编制的《广州市城市建设声像电子档案管理规范》以及自主研发的规范化声像电子档案管理系统展开调研，以期简述广州市城市建设档案馆档案信息化建设的现状并提出发展对策。 二、档案信息化的概述 20世纪60年代日本的学者首次提出了信息化，而后20世纪70年代后期西方学者提出了“信息社会”、“信息时代”等概念。我国信息化起步较晚，1997年召开了全国第一次信息化工作会议。目前，关于档案信息化并没有统一的定义，与档案信息化相关的诸如档案数字化、档案信息数字化等，其定义有一定的相似性却又不尽相同。有关档案信息化的内涵，杨公之(2011)定义为“档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。”[1]张珺（2009）认为档案信息化是档案工作与信息技术手段的结合；档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程，由诸多相关项目构成，是现代信息技术手段对管理目标的支持。[2]孟世恩与王颖（2004）认为档案信息化可理解为“是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础，以档案信息的资源化为主导，以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程”。[3]《全国档案信息化建设实施纲要》对档案信息化的表述为“以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。”系统核心功能方面还需要进一步完善。目前对于系统的配置管理、备份恢复、权限管理等核心的后台管理功能都还比较简单，存在严重的管理和安全风险。而且目前系统的部分核心业务功能严重不足，例如软件对于图片档案的完整性管理的缺乏，导致一些查询需要投入大量人力进行，对于声像档案的查询利用和编研工作都带来诸多不便。4.系统设计中尚未考虑到未来电子档案和长期保存需要目前的系统主要处于应付现阶段的管理模式，即以纸质+数字化的双套制模式，不具备原生电子文件归档功能，也没有针对电子档案真实性、完整性、可用性、安全性的设计考虑。从长远来看，结合信息化改革步伐（例如国土规划信息化工作建设目标）以及本地信息环境的现实(云计算环境的逐步成熟和认证技术的落地)，未来城建声像电子档案管理系统应定位高远，需要面向电子档案管理的需要进行通盘考虑。 三、基于声像电子管理规范的档案信息化建设 广州城市建设档案馆的信息化建设工作开展较早，上个世纪90年代初便开始着手建立档案管理信息系统，在2002年后该馆开始致力于建设数字城建档案馆。目前使用的声像档案管理系统为2005年开发的系统，随着内外部环境的飞速变化与发展，使得现有的系统目前面临着内外部环境的双重压力，其中既有信息系统自身业务需求发展所带来的内部推动力，又有环境调整所带来的外部拉动力，在双向驱动力的作用下，信息系统的升级工作势在必行。因此，该声像系统的搭建正好解决了目前广州市城建档案馆对信息化升级的要求。《广州市城市建设声像电子档案管理规范》由广州市城建档案馆在多年实践中拟定，在业界也是首次明确以声像电子档案为研究对象，其规定了声像电子档案的术语和