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文件管理办法 第一章 总则 第一条 为了促进公司文件管理工作的规范化、 制度化，提高工作效率和质量， 结合公司实际 , 特制定本办法。 第二条 按照“严谨、高效、优质”的原则，综合办负责公司文件管理工作。协调各单位文件 办理各个环节的有序连接 ,确保办文的及时、准确、安全和保密 . 第三条 本办法是规范公司行政性文件的管理。主要管理内容 :收文办理、发文办理、文件传 阅、电子文件报批、文件立卷归档、文件使用等。 第二章 收文办理 第四条 收文办理是对收到外部送达公司的文件、资料进行签收、拆封、登记、拟办、承办、 催办、办复和归档等处理。 第五条 收文登记 1 、送达公司的文件、资料如没有指定部门和个人“亲启” 、“亲收”的，应由办公室签收 .业务 部门应指定专人签收本部门的业务文件。 2 、文件拆封后，应进行分类、登记、编号，然后送部门负责人。 第六条 拟办。综合办负责人在收文后应提出拟办意见 ,并附相关的背景资料、政策依据等呈 送公司领导批示。 第七条 批办。公司领导对呈报文件作出批示，由综合办传送有关部门承办处理。 第八条 承办。承办部门根据领导批办意见和文件要求 ,进行文件的处理或执行文件要求，需 要其它部门共同承办的由主办部门牵头负责，协办部门积极配合。 承办部门认为不属于本部门承办范围的，要及时向公司领导说明事由，由公司领导重新批示。 第九条 催办、办复、归档。综合办对文件办理应跟踪、催办 .承办部门人员把文件办理完毕 后，应及时将办理结果报告公司领导，并将收文及领导批办意见、办理情况送综合办存档。 第三章 发文办理 第十条 发文办理是指公司对外发文或内部发文的处理。发文办理程序主要包括 :拟稿、核稿、 会签、审批、签发、编号、校对、用印、分发等 . 第十一条 拟稿、核稿。 1 、根据部门职责或公司领导批示，由主办部门拟稿 .拟稿人拟稿完毕，按文件格式规范要求打 印文件清样， 经部门负责人审核后， 送综合办核稿 .如需相关部门会签的 ,应送相关部门负责人会签。 2 、核稿重点是： ⑴是否需要行文。 ⑵文稿内容是否符合要求。 ⑶文字表达是否清晰。 ⑷使用文种是否得当 . 3 、综合办应对文件体例、格式、行文规则等审核把关 .对存在以下情况之一的 ,实行退文处理： ⑴直送领导个人，领导交办专题事项和紧急突发文件除外。 ⑵越级行文。 ⑶文件主旨表达不清，错漏文字严重。 ⑷未按领导批示行文 . ⑸主送或抄报、抄送不当。 ⑹文件使用错误， “请示”与“报告”不分，或“请示”一文多事、 “报告夹带请示等 . ⑺不使用规定文件版头。 ⑻其它不符合行文规范的问题。 第十二条 审批、签发 1 、综合办核稿后由拟稿人呈送公司领导审批、签发 . 2 、公司分管领导按职责权限审批， 呈报总经理审批的应在分管领导签署意见后呈送 .重大事项 的决定应依据公司的议事规则提请公司领导班子会议集体研究决定。 3 、签发文件。 ⑴公司行政编号文件由总经理签发。 ⑵公司行政对外发文必须经公司分管领导审核和总经理审批 . 第十三条 校对、编号、用印、分发、存档。 1 、文件签发后，拟稿人根据公司领导批示意见进行修改