掌控电子邮件的秘诀.pptxVIP

掌控电子邮件的8个秘诀演讲：鸿鹄内容目录 清空收件箱 减少你的回复时间 打造高效的邮件 突出显示那些直接发送给你的信息 使用一次性的邮件地址 掌握消息搜索 保持长期一贯的电子邮件地址 善用邮件过滤器秘诀 1 - 清空收件箱 为什么要清空收件箱 建立3个值得信任的文件夹 处理你的消息 保持清空状态 从第一次开始 接下去的工作秘诀 1a - 为什么要清空收件箱收件箱，只是未处理消息的临时存放处。需要养成的习惯：在新邮件到达的当天就决定如何处理它，便可以把它从收件箱中移走了。秘诀 1a - 为什么要清空收件箱三个问题： - 哪些邮件重要? - 哪些邮件需要优先处理? - 邮件的上下文如何关联起来?一个堆满已读邮件的收件箱不会给你带来任何好处!秘诀 1a - 为什么要清空收件箱会议邀请 - 日历行程网站地址 - 书签收藏项目文档 - 文件存档 … … - … … 所有东西都应该各就各位，而不该都放在收件箱中。秘诀 1a - 为什么要清空收件箱你是否有此经历：每次进入收件箱，看着那一堆邮件列表，心理上的那种总是有无数消息盯着自己的压力很大。哪些是新收到的邮件，哪些是已经被解决或者付诸行动的，都应被清楚划分。秘诀 1b - 建立3个值得信任的文件夹 重点关注 后续处理 邮件存档通过建立以上3个文件夹，可保持收件箱处于清空状态。秘诀 1b - 建立3个值得信任的文件夹重点关注 文件夹，临时存放重要信息（诸如这些信息需要在最近几日内快速找到，或者你等某人关于一些重要信息的回复，或者跟踪一项时效性很强的事件）。每周回顾一下重点关注文件夹，清除那些已经变得无关紧要的消息。秘诀 1b - 建立3个值得信任的文件夹后续处理 文件夹，里面存放的都是必须完成的任务。每一条这样的消息都要添加成待办事项任务列表中的一项任务。确保你在待办事项列表上添加了该项任务，才能保证自己会去做它。秘诀 1b - 建立3个值得信任的文件夹邮件存档 文件夹，是长期保存邮件的仓库。所有已经完成的邮件往来，但是又可能在未来某些时候重新翻阅和查找的信息，都可存放于此。存档是一个独立的文件夹，没有子文件夹。之后，可以使用适当的搜索操作来重新查看信息。秘诀 1c – 处理你的消息既然3个文件夹都已经各就各位，就该清空你的收件箱了。从收件箱里最早的一封邮件开始，打开消息，按照接下来我要教你的方法去做。秘诀 1c – 处理你的消息 不需要的邮件立即删除。 马上回复简洁的问题和请求，然后存档或者删除。 如果耗时解决的问题，可放入后续处理文件夹，在待办任务列表中添加该任务。 如果你是在等待消息，或者近几日都需要留意的问题，放入重点关注文件夹。如果有时效性，就在日历上加上个便签，随时查看你关注的项目。 如果是参考信息性质的邮件，以后可能会用到，那么放入存档文件夹。如此反复过滤几遍邮件，直到清空你的收件箱。秘诀 1c – 处理你的消息文件夹越少，你在处理每一条信息时候需要费的脑筋就越少。如果你想对这种方式进行调整。秘诀 1d – 保持清空状态尽量让自己适应这个黄金法则：不要把已读邮件留在收件箱中。打开一封邮件，第一次读完之后就对它做个决定，依情况从3个文件夹中选择一个将其放入，别找什么理由。秘诀 1e – 从第一次开始从现在开始每一次查看收件箱的时候，都要下决心把它清空。 收件箱中历史邮件解决方案秘诀 1f – 接下去的工作把未解决的消息进行了合理的归档，并不意味着结束！系统的核心：要不断重新翻阅后续处理文件夹和重点关注文件夹，并完成这些事项。把所有后续处理文件夹和重点关注文件夹中的邮件标为未读，以示区别。秘诀 2 – 减少回复时间 分批处理消息 一分钟原则 任务完成之前回复任务相关问题 别把已读消息留在收件箱秘诀 2a – 分批处理消息如果每收到一封新邮件就会打断你的工作，那么就尽量不要让这种情况发生。分批处理信息的方法： 每天计划和邮箱碰面两三次，诸如早中晚。 如果需要，每1~2个小时查收一次邮件，而不是5分钟。世界不会因为一封邮件在你的收件箱里多呆了几个小时就停止转动了。秘诀 2b – 一分钟原则遵循一分钟原则：如果一封邮件一分钟之内可以处理或者回复完毕，那么立刻就做。如果你觉得一封邮件不能依靠简短而直白的答复来解决，那么这样的问题最好线下解决，或者干脆打个电话。秘诀 2c – 任务完成之前回复相关问题如果有人发送电子邮件给你，要求你完成某事，遵照如下方式迅速地做出回应： 着手行动之前，你需要明确的问题。 询问任务收尾的截止日期。 你忙碌的程度以及自己认为可以开始着手的时间。 根据任务的难易程度，对方下一次有可能收到你回复的时间秘诀 2c – 任务完成之前回复相关问题邮件回复范例：我最近三个月都已经排得满满的了。您能给我的截止日期是什么时候？如果到了九月份，您还有兴趣让我完成这项工作