万科会议管理制度(试行).docxVIP

— PAGE \* Arabic 1 — 万科会议管理制度(试行)  1.目的  规范会议管理，增进内部沟通和交流，提高会议管理效率。  2.范围  适用于万科物业。  3.职责   4.1会议的分类及要求  4.1.1物业事业部会议    4.1.2一线公司会议    备注：  1、上述会议应形成会议纪要，如形成任务需通过平台发布、跟踪、验证；  2、各公司可依据需求增加会议类别，但不可对上表内容删减，同时应形成  接口文件。  4.2 会议筹备  4.3．1集团级定期会议及一线公司重要会议如管理评审等，至少提前一周确定参加会议  的人员名单、议题、时间、地点、要求及注意事项等。  4.3．2其它会议组织者应至少提前一天确定参加会议的人员名单、议题、时间、地点、  要求及注意事项等，并通过预订系统及时通知到位（紧急或临时会议除外）。  4.3．3 会议组织者应在会前指定专人负责会议记录，重要会议应根据情况安排速记或  录音，并在会后做好会议资料和会议纪要的整理。  4.3．4在会议开始前15分钟，会议组织者需作好会议的相关准备工作（会议需使用的电脑、投影、视频等设备及有关文件、资料，必须在会议开始前15分钟调试或安排完  毕）。  4.3．5会议召集部门应严格掌控会议时间，会议主持人负责会议议程的执行和发言时间  的管控，严禁在报告中出现偏离主题、毫无意义的发言。  4.3会议要求  4.4．1与会人员应根据会议主题，提前准备好参会所需资料及物品，无特殊情况，与会  人员应着工装提前5分钟到达会议室签到，不得无故迟到、缺席。  4.4．2有特殊情况需请假者，应于会前1个工作日向会议组织者及直属上级请假并征得  同意。  4.4．3与会人员应将手机设置为振动状态，尽量避免在会场接听电话，如因工作需要必  须接听，则需轻声离开会场接听。  4.4．4会议进行中，非休息时间，与会人员不得随时走动和无故中途离开，会议宣布结  束后方可离开。  4.4．5与会人员应自觉维持会场纪律，做好会议记录，禁止做与会议无关事宜，禁止大  声喧哗。  4.4．6重要会议，会议组织者应安排好会场保密工作，与会人员应做好信息保密，严禁  泄密。  4.4．7内部办公人员参会时请自行携带水杯和会议记录本，内部会议不提供公用或一次  性水杯。  4.4．8；与会人员应自觉爱护会议室各项设施、设备、物资，不得随意损坏；自觉保持  会议室环境卫生，不随地抛弃废纸等垃圾。  4.4．9若违反上述要求，各公司/会议组织者有权视具体情况给予通报、考核等处理。  4.4会后安排  4.5．1会议结束后，与会人员应收好会议资料，摆放好桌椅，会议组织者应将电脑中的资料及时另存后删除，并关闭和归还电脑、投影设备等，关闭照明及空调等设备设施，  将会议室恢复到初始状态。  4.5．2会议纪要应在会议结束后两个工作日内提交至内网任务管理平台的“会议纪要”  模块，并知会与会人员及相关部门。  4.5．3会议产生的决议及重要备忘应载入会议纪要中的决议及备忘栏目，由任务管理平台跟进决议完成情况，会议组织者及部门信息员应主动跟进、验证任务的完成情况。  4.5.4根据会议需要拟进行录音、录像、照相的，要做好相应的准备工作及相关的信息  采集工作，并及时整理进行电子存档。