ISO制度及业务流程之档案管理程序.docx

ISO制度及业务流程之档案管理程序 25．档案管理程序1．目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完好、齐全、高质，档案资源得到妥当保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。2．职责：2.1 公司档案按统一领导、分级管理的方法进展组织管理，即图书档案室〔隶属人力资源部〕负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进展业务上的指导、监视和检查。2.2 鉴于财务档案的特别性，公司财务档案〔包含各类合同〕由财务计统部自管，图书档案室供应存放点。用法时，由财务计统部指定专人调档。2.3 鉴于人事档案的特别性，公司人事档案由人力资源部人力资源口自管，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原那么进展管理。3．流程：3.1 档案分类：3.1.1 文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。3.1.2 基建档案：即以开工图为核心的在工程建立过程中形成的专业材料。3.1.3 财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。3.1.4 人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人根本状况、工作表现的个人资料。、3.1.5 经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保存和存查价值的历史记录，如合同评审记录、商品房预售合同、客户档案、市场调研资料、楼盘宣扬资料等。3.1.6 客户效劳档案：即公司在供应客户效劳过程中形成的具有保存和存查价值的历史记录，如客户投诉记录、处理方案、落实反应记录、客户满足度调查与分析记录等。3.1.7 对外联络档案：即公司在工程报批报建过程中形成的具有保存和存查价值的历史记录。如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。3.1.8 声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特别载体上的并配有文字说明的历史记录。3.2 详细管理：3.2.1 立卷归档：A．流程： B ．要求：a ．各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。移交时，交接双方据此进展清点签收，并各自保存一份。〔移交清单即文件清单〕b. 各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完好，图书档案室不接收未经系统整理的零散文件。c.文件在各部室保存阶段，要留意保持字迹清楚、份数完好，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。d.各部室可依据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，那么应按规定的归档范围进展。a〕总经理室：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、工程策划与年度方案文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文件、大事记等；b) 人力资源部：人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料〔应聘表、编制表、工资单、培训记录等〕、内部刊物等；c) 工程材料部：前期文件、施工文件、开工文件、开工图和声像材料〔亦即内业资料、开工资料、设备说明书等〕；其中前期文件由工程部负责搜集，开工图由施工单位负责编制；文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等；d) 财务计统部：财会档案见第三层次文件《财务档案管理程序》；e)审计核算部：决算资料、签价单、外送文件、外来文件等；f)经营销售部：合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣扬资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等；g)设计研发部：工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件〔标书、合同等〕、工程设计概算说明、各工程往来文件〔传真、工作联络函等〕、施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同、外送文件、外来文件等。h)对外联络部：联络函、活动方案、外送文件、外来文件等。i)客户效劳部：客户投诉记录、处理方案、落实反应记录、客户满足度调查及分析记录等。3.2.2整理上架：A. 流程 B ．要求：a. 卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间挨次依次排列，具有亲密联络的文件应依肯定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列挨次为文前图后。b. 不同保存价值的文件应分开组卷。 c. 凡有文字局部的均应打上号码〔采纳打号机，正面右上角，反面左上角〕。d. 文件材料装订前应剔除金属物。e. 图纸采纳手风琴式折叠法，规格为30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并留意露出图标。3.2.3 保管：A. 库房管理：a. 库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动；库内档案必需按顺号上架，不