会议室使用及管理制度.docxVIP

PAGE 2 PAGE 会议室管理制度 目的： 建立制度化的会议室使用及管理程序，明确各部门及个人使用会议室的制度及流程，从而善用现有资源，使会议室的功能及作用得以合理有效的使用。 适用范围：****公司。 方法和过程控制： 1、会议室用途 1.1所有员工均可按工作需要，预约登记使用会议室； 1.2会议室只供公事上使用，员工不可占用会议室作私人性质活动。 2、会议室管理 2.1公司会议室均由行政助理统一管理，统筹协调安排使用及管理，各项目会议室需指定会议室管理员负责会议室具体使用安排、卫生、安全以及对室内设备物品的管理； 2.2 会议室使用中的设备于预约人在开会前提前向会议室管理员借用，会议室设备由预约人自行调试； 2.3会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室；如需借用，须告知会议室管理员，征得同意并登记后方可借出，借出前需检查设备完好情况；归还时责任人需对设备进行检查，如有损坏按“谁领用、谁管理、谁损坏、谁赔偿”的资产管理原则予以考核赔偿：如未经会议室管理员同意私自搬用会议室设施设备，一经发现将对相关责任人案公司制度予以考核。 3．会议室使用 3.1部门或个人需要使用会议室时，需提前知会议室管理员并登记；临时性使用会议室，必须经会议室负责人同意； 3.2会议室使用原则：先登记，后使用。没有经过预约登记的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已预约登记使用会议室的部门或个人； 3.3按登记的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但会议室管理员不负责协商，由使用者自己协商； 3.4如遇公司层级的紧急及重要的会议，已登记使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议； 3.5部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过15分钟未到达会议室的，会议室管理员有权对会议室的使用权另作安排； 3.6部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知会议室管理员，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人须尽快离开该会议室，终止使用该会议室； 3.7任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿：会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调等； 3.8如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请； 3.9申请使用流程 3.9.1部门或个人到会议室管理员处查询会议室的使用情况并登记； 3.9.2部门或个人自行指定人员安排会务工作。 4.1交还流程 4.1.1部门或个人使用完毕后，由会议室管理员检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求使用部门或个人改正； 4.1.2如使用部门或个人不及时改正，会议室管理员应及时上报上级主管协调；如使用部门或个人拒绝改正，将根据公司制度对相关部门或个人作出考核。