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【文件制度】公司机密文件管理规定(WORD3页) 公司机密文件管理规定第一条范围1.生产设备设计图：具有专利性与鼓舞性的机械设计图，以及生产设备布置图。2.技术性的资料：独特技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产品配方，产品开发，改进或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性的资料。3.业务性的资料：销售本钱资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于机密性的资料。4.其他经厂、处长以上主管认为有必要列入机密文件管理的一切资料。其次条保管部门1.外来机密文件应以各公司经理室保管部门；经各公司总经理核准得于事业部、讨论所或工厂所在地保存者，应以事业部经理室、讨论所所长室、驻厂经〔副〕理室或总经理指定的部门为保管部门。2.属技术、开发、公务、营业等部门自行建立的专业性机密文件，应以各事业部经理室或厂区文书管理部门为保管部门。3.总经理处各部、室、中心的机密文件，属各该部门承办的专责性质者，应以各该部、室、中心为保管部门。4.各保管部门应指定专人并经各公司总经理核定〔总管理处由总经理核定〕，负责机密文件收发、登记及归档等事务。第三条外来机密文件处理1.外来机密文件由代表公司获得该文件的人员径送该公司总经理室机密文件保管人员，以“收〔发〕文登记单〞一式五联登记，呈请总经理核派经办人〔主办人〕及指定处理期限后，其分文、经办、复文或主动发文均依第四章之规定流程处理。惟其递送均应亲自为之，不得假手别人。2.假设文件内容影响公司权益重大时，保管人员于文件分类办理时，应以影本为之，原文件由保管人员妥藏。3.主办人于文件处理期间，需负保密全责；如需分派其所属人员办理只，那么于每日上班以“文件传递记录卡〞注明时间、用处由经办章后，“文件传递记录卡〞由主办人留存，密件交经办人办理。当日下班〔或完工〕时主办人应负责将密件收回，并在“文件传递记录卡〞填注收回时间，由经办签认后随“收〔发〕文登记单〞第五联与密件一并归档。4.密件办后由主办人亲自递送或封妥签章交予文书管理部门收发人员寄送。第四条自创的专业性机密文件处理1.隶属性技术、开发、工务、营业等部门的工作人员于承办特定工程的业务所建立的资料，应视同机密文件，依有关规定办理。2.前款各项机密文件的经办部门应于每月底编制翌月“工作方案表〞写明交办的特定业务工作主题、内容不得擅自复制。3.经办人如因公确需带机密文件外出时，应呈总理级以上主管〔专业性击键文件得呈厂长、处长〕核准后带出。4.经办人如未能于规定期限内处理完毕，应于到期前签呈交办的主管核准延特长理期限，并联络保管人员延缓稽催。第六条归档1.外来机密文件于主办人办妥并经总经理核定保存期限后，应将连同“收〔发〕文登记单〞第四、五联及“文件传递记录卡〞送交保管人员签收，编订档号，依其类别登入“机密文件保管备查薄〞。第四联送回主办人存查，文件由保管人员依归档，并将其名称及归档编号登入“机密文件保管备查薄。〞第七条档案整理1.保管人员应将每月增加的机密文件，于翌月5日前填写“机密文件增列表〞呈经总理〔专业性者性经理〕核阅。并于每年年底清理档卷，将认为已无需连续保管或已消逝机密性质的文件，造具“机密文件销毁表〞呈报总经理〔专业性者呈经理〕核准后销毁或送回原经办部门按一般文书办理归档。2.保管人员应于每月底查对“机密文件增列表〞及出国方案书〞或“工作方案表〞如有应送而未送归档者，那么以函稽催经办部门送交归档。3.机密文件应单独成立档卷，与其他一般文件分开保管。第八条调卷1.各部门需调卷机密文件时，除依规定方式办理外，经办人填具“调卷单位〞注明调阅期限及用处，应经调阅部门厂长、处长证明并送保管部门的主管同意前方可调卷。2.保管人员接到经核准的“调卷单〞应即开立“文件传递记录卡〞一份，连同密件交予调卷人签收后，“文件传递记录卡〞由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记于“文件传递记录卡〞并经调卷签认后一并归档。第九条副本机密文件需影、复印时，应呈经理以上主管〔专业性者呈厂长、处长以上主管〕核准后，交由保管人员印发，并将份数登记于“机密文件保管备查薄〞；副本〔含复印件〞是同正本依本规章的规定办理。第十条文件管理经办人、保管人员或调卷面人员应妥当管理经受的机密文件。倘有以下情形之一者，依公司规定议处：1.拆散原案显有弊端者。2.原案被污损、抽换、涂改或遗失者。3.擅自将文件携带外转接或初示于人及其他泄露机密情事者。4.调卷逾期拒不归还而不申诉理由者。5.擅自请拖别人代抄、代描、复印或打字、印刷者。6.文件分办传递时，未以“文件传递记录卡〞记载或未于分办当日下班〔或完工〕时收回〔缴回〕妥藏者。第十一条文件处理日数的统计1.各收发人员依