试论档案管理与办公自动化联网.pdfVIP

试论档案管理与办公自动化联网 信息技术的发展，计算机网络已经成了社会生活中的重要组成部 分。特别是在办公领域，因计算机技术的有效利用而实现了办公自动 化，数字化信息技术成了日常办公管理工作中的重要基础。档案管理 作为日常工作中的关键环节，其工作程序之烦琐，工作量之大，劳动 强度之高，如果按照传统的工作模式，必然使工作处于低效率操作状 态，非常不适应于现代化的高质量、快节奏工作要求。引入办公自动 化联网技术，不但优化了档案管理程序，而且推动了档案管理工作的 创新。 一、强化自动化档案管理的必要性 档案是极具保存价值的资料，其所记载的是单位发展历程中所产 生的，涉及各项工作的信息。实施档案管理工作，就是对于档案实体 实施系统化管理，以利于档案信息能够为各项业务提供有价值的服务。 在档案管理工作中，运用办公自动化技术辅助，并建立计算机网络平 台，可以塑造新型的档案管理环境。 从安全的角度而言，档案资料不仅仅具有保存价值，而且是推动 发展的重要依据。由于档案资料多数为纸质保存，因此需要妥善管理， 并做好各种防御措施，以避免遭到不同程度的损坏。为了避免受到水 灾、火患和虫害的威胁，单位要对于档案管理加大力度，但是，单一 的管理方式导致档案资料一旦遭到损害，就很难于补救，导致档案资 料的遗失。 部分单位对于档案采用了电子化处管理的方式，当纸质的档案经 过扫描录入后，形成电子文件，以利于电子化的保护和管理，更为方 便查阅。从目前档案电子化管理状况来看，电子档案的管理依然存在 着诸多的问题。面对诸多的管理软件，要选择适合的管理方式才能够 实施电子档案的有效管理，以实施保护功能。对于电子文档的保护， 目的是提高档案管理的服务功能，这就有必要建立统一的档案管理体 系，实施标准化管理，提高档案管理的整体水平。鉴于电子化档案管 理硬件设施上所存在的问题，要使其在电子档案处理中发挥功能性的 作用，就要采取必要的措施，强化自身建设，将硬件设备以及管理软 件的各种优势充分地发挥出来。实施网络化、信息化管理成了一种必 然。 二、档案管理与办公自动化之间是相辅相成的关系 （一）档案管理与办公自动化之间具有相互促进的作用 处于信息化时代，办公自动化在各行业中很普及。档案管理是一 项复杂而烦琐的工作，采用办公自动化设备实施管理，可以促进档案 工作的系统化。因此，办公自动化设备的使用，对于捋顺档案管理程 序，促进档案规范化管理具有重要的作用。与此同时，档案管理对于 办公自动化网络技术也具有一定的推进作用。随着档案的办公自动化 管理的兴起，开阔了自动化软件技术的开发领域，自动化网络技术、 档案数据库技术等等，都成了促进自动化软件研发的方向。档案管理 与办公自动化的相互促进和发展，为双方的动作提供了更多的便利和 迅速的发展的保障。从学科角度而言，档案文件本身就是一种信息形 式的存在，而办公自动化是处理信息和传递信息的工具。因此，办公 自动化与档案管理是有过程和结果的关系。 （二）档案管理与办公自动化之间存在着差异性 传统的档案处理方式主要是针对纸质资料而言，多数为纸质文件、 照片、光盘以及奖杯等等的实体信息。办公自动化的档案处理则是电 子技术手段的应用。采用先进的信息技术，运用网络进行文件信息的 交流，从而形成了实现无纸化办公的趋势。 三、实现档案管理与办公自动化的有效融合 （一）对于档案管理实施标准化建设 从管理体制方面入手，对于档案文件实施协调管理。将文件的前 期处理工作纳入到档案管理工作职责范围中，为档案管理打下良好的 基础。对于档案管理要制定规范的流程，包括档案文件的前期处理、 著录以及电子文档格式等等，都要进行标准化处理。在设计档案信息 管理系统的过程中，要考虑到各项技术参数，包括数据接口标准、不 同类型数据转化标准等等，实施规范化设置，以提高工作效率。 （二）加强办公自动化系统的安全维护工作 档案管理部门要确保计算机自动化设备在安全的环境下运行，以 使档案信息的传送安全可靠。为了防止档案软件受到病毒或者黑客的 侵扰，安装病毒防护软件之后，要注意实时更新，以确保信息的高效 传输。办公自动化系统平台被设置在内部网络中，与外网建立起连接。 为了提高档案管理的安全性，要进行办公自动化系统的安全维护工作。 首先，使用路由器屏蔽所有的 IP 地质，然后对于允许访问的地址进 行重新设置连接。其次是接入防护墙，以对外网进入的数据进行认证， 实施有效过滤。禁止