项目实施档案资料收集归档基本要求.pdfVIP

. 第一部分 档案资料收集、管理整理基本要求 土地整治信息档案管理是指对项目运行和积累的文件资料进行收集、整理、 归档、保管、移交、利用等一系列工作。信息档案是项目管理工作的重要组成部 分。《土地开发整理项目管理暂行办法》规定： “项目申报单位应做好项目成果有 关档案管理工作， 从项目申报到验收通过的有关文件和资料， 要收集整理， 立卷 归档，妥善保管。 ”土地整治项目信息档案是土地整治项目验收及后评价必不可 少的材料。 同时，国土资源信息化建设不断推进，土地整治也需要建立完善信息系统， 实现土地整治规划以及项目管理的数字化、 信息化， 而项目管理的数字化、 信息 化需要以大量的项目信息档案资料为基础。 一、 项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义 1、重要性 项目资料的重要性表现在一下几个方面： （1）项目资料是项目全过程的真实写照，也是将来接受各级部门检查、审 计和处理经济纠纷的重要凭证； （2 ）项目资料是工程质量控制的重要依据，对工程质量审查及工程质量事 故的追查起查考作用； （3 ）项目资料对工程建设的审计及惩治腐败起查考作用； （4 ）对其他工程起借鉴参考作用。 2、重要意义 全面反映项目管理的过程， 及时了解工程建设情况， 为工程建设管理提供必 要的工程决策信息， 有利于加强对工程的监督， 有助于提高以后项目的工程管理 水平。 二、当前档案资料管理主要存在的问题 1、部分文件原件不齐全 个别行政部门、设计、监理、施工单位下发的重要文件是复印件，难以满足 工程资料档案管理的质量标准要求。 2、部分档案资料填写存在误差 有的原始资料不能做到与工程同步进行， 导致档案资料与事实产生误差， 造 . . 成了各种建材的质保书和合格证不全， 不能全面的反映工程的建设和质量； 有的 原始资料不按分类要求成册，成册的缺少目录或目录不准确。 3、原始签证资料格式不规范 部分监理和施工单位原始资料未统一内容和格式， 而是在施工过程中， 不断 增添内容和更换种类，资料格式不统一、不规范，不便统一装订组卷。有的资料 员在资料编制过程中， 一方面由于对工程进度不了解， 资料的内容不能与实际的 施工进度情况相符； 另一方面， 不熟悉施工工艺操作过程， 在资料表格编制的过 程中， 出现该有的项目内容没有填， 不该有的项目内容却填了。 原始资料的文字 字迹潦草， 使用不规范的汉字， 甚至还有错别字， 修改后不加盖单位章或没有修 改人的签字，给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。 4 、竣工资料移交不及时 不能按规定及时移交工程竣工资料， 造成统一管理的时间延误， 甚至导致竣 工资料丢失。 5、档案管理混乱，无专人负责 主要表现在档案收集存档时档案资料杂乱混杂， 不能分门别类归档； 无专人 管理，或管理人员无相关管理知识，只是对资料进行简单的罗列和存放。 三、项目档案的归档 项目档案是指从项目前期工作、 实施管理、竣工验收到交付使用及后期管护 各阶段所形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，所 以必须建立项目档案管理制度。 项目建设过程中，项目承担单位、设计单位、施工单位、监理单位等应在各 自得职责范围内负责项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作，属于 项目承担单位归档范围的档案资料， 有关单位应按时、 保质、保