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工程资料及档案管理制度 工程资料及档案管理制度第一章总那么第一条为进一步标准中国水电成都地铁四号线二期工程土建二标工程经理部档案文件的搜集、整理、立卷、归档工作，统一工程档案文件的编制标准，确保档案文件完好、精确、标准、准时移交归档，依据国家档案局颁发的《建立工程文件归档整理标准》〔GB/T50328-2001〕、四川省建立厅印发的《四川省建立工程文件归档技术管理规定》〔川建发［2006］158号〕、四川省档案局印发的《四川省重大建立工程档案管理制度》〔川档发〔2008〕45号〕、成都地铁公司印发的《成都轨道交通有限公司建立分公司开工文件编制移交管理暂行制度》，结合中国水电成都地铁四号线二期工程实际，特制定本制度。其次条开工文件系指在建立工程建立过程中形成的、照实反映施工过程和工程实体情况的，具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、照片、录音、录像、光盘等。第三条工程经理部工程管理部归口管理轨道工程档案文件编制移交工作。第四条本制度适用于中国水电成都地铁4号线二期工程土建2标工程经理部。其次章文件管理制度第五条文件的分类：文件分受控文件和非分受控文件两类。1、受控文件：〔1〕管理体系文件：管理手册〔除因投标送给顾客以及其它用处的管理手册〕、程序文件、作业文件〔包括管理制度、管理制度、管理规定等〕；〔2〕合同文件：施工合同、分包文件、供货合同等；〔3〕技术文件：施工组织设计、工程质量方案、职业安康平安管理方案、环境管理方案、专项技术措施等；〔4〕外来文件：包括相关的法律、法规、规程、标准、标准、设计文件、设计变更、招标文书、顾客供应的图纸、图样等〕。〔5〕其他文件：包括公司其他与一体化管理体系有关的管理文件及上级下发的文件；2、除以上受控文件外，其他为非受控文件。第六条文件的标识1、各部门负责编制各自用法的“受控文件清单〞，并由部门负责人审核，文件和资料管理员负责掌握。2、受控文件一般加盖“受控〞印章；规程、标准、图纸、技术资料可采纳其它的适当方式进展标识。3、各部门管理性文件编号以文件号作为状态标识。第七条文件的编制和审批：工程经理部各部门管理性文件由各部门组织编制，并组织有关部门和人员进展会审和会签，分管领导审批，工程经理批准，工程经理部综合办公室负责发放。第八条文件的发放1、受控文件由文件资料管理员统一编制分发号，并填写“受控文件发放(领用)审批登记表〞，经部门负责人或分管领导审核批准后，按发放〔领用〕范围发放。2、文件领用人在“受控文件发放〔领用〕审批登记表〞上签收，注明日期，每份文件都有分发号，以便于追溯。3、当需用法文件的人员未领到文件时，不得随便借用其别人的文件复印，应填写“受控文件发放〔领用〕审批登记表〞，经部门负责人或分管领导批准后，到文件管理部门办理领用手续。文件复印件由文件资料管理员加盖“受控〞印章，否那么复印件无效。复印件在原件编号的后面加注-1 或-2，…作为受控号，以便发放登记。4、受控文件用法人应爱护好文件，不得丧失或损坏。如一旦发生丧失或损坏，应办理申请领用手续，并在领用申请中作出说明。第九条文件的换版与作废1、文件经过屡次更改或需要进展大幅度修改时应进展换版。发放新版本时，由综合办公室负责作废文件的处理。2、失效或作废的文件，由文件资料管理员填写“文件销毁申请单〞，经综合办公室负责人审批后统一销毁。需作资料保存的作废文件，申请人应填写“文件保存申请单〞，经综合办公室负责人审批前方可留用。保存的作废文件，应加盖“保存〞、“作废〞标识。防止作废文件的非预期用法。第十条文件的归档、借阅1、受控文件经审核批准后，由文件资料管理员填写“文件归档登记表〞，并列入“受控文件清单〞中。存入磁盘的文件也由文件资料管理员进展归档登记，以防丧失。2、需临时借阅文件的人员应填写“文件借阅申请单〞，经文件管理部门负责人批准后借阅。借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还的由文件资料管理员限期收回。原版文件一律不外借，以防丧失或损坏。3、文件资料管理员应常常检查各类在用文件的有效性，发觉问题准时处理，防止失效或作废文件的非预期用法。第十一条外来文件的管理1、工程经理部对法律、法规、标准、规程、标准及其他要求的搜集、识别和掌握按《法律法规和其他要求掌握程序》有关规定执行。2、各文件管理部门发放到供方的受控文件，如发给工区的施工图、技术要求和规程、标准等，应进展发放登记和跟踪更改掌握。第三章开工文件管理第十二条工程经理部工程技术部根据在招、投标文件的编制、合同协议的签订时明确规定开工文件的编制要求、内容、份数、移交归档时间及履约责任等要求对档案管理工作进展管理和指导。第十三条工程经理部应仔细履行投标承诺与合同中关于开工文件编制的有关条款、规定，重视