2021年文学研讨会策划书（范本）.docxVIP

第一部分：基本情况介绍 第二部分：会议前期准备 第三部分：活动场地布置 第四部分：活动整体进程 第五部分：费用预算 第六部分：赞助回报 第七部分：效果预估 第八部分：备选方案 第九部分：筹委会、表格与备注 第十部分：承诺与感谢 XXXX文学研讨会策划书 北京XXX公司主办 第一部分：基本情况介绍 会议活动时间：2010年7月（10日-15H某天开始，会期2天、参观考察1天） 会议活动地点：xx市适合的酒店/会场 会议活动目的：通过流畅紧凑的会议和会后参观考察活动安排，达到以下目的： 1、回顾、总结xx文学协会成立以来，特别是2009年的经验、成绩并确定未来发展方向。 2、以学术讲座、专业会谈等互动形式，加强业务经验交流，增进友谊。 3、架建xx文化沟通桥梁。将大型活动所包含奉献精神、文化气息、拼博进取等内涵与赞助商品牌或产品的理念和文化融为一体，展示企业健康良好的形象。 4、答谢晚宴和考察旅游，感谢与会人员的参与支持，畅想明天。 活动人员：国家各部委、高校、新闻出版等单位的领导、专家及邀约来宾（约50人） 1、初步拟定参会单位及人员： 参展单位 拟与会人员数 专家讲座场次 特别嘉宾 2、主办方、协办方领导和工作人员。 主要活动安排： 1、xxx文学研讨座谈会 2、xxx特别讲座， 3、与会人员互动交流，茶话会。 4、xx参观，xx观赏旅游。 第二部分：会议前期准备 由总策划安排各路人员负责落实，详见第九部分 1、内部组织 文字：领导致辞主持人演说词会场短片背景PPT背景音乐新闻发布稿专家讲座稿（专家各自提供、组织者确认） 物品：请柬（实体或电子）胸牌或胸花食物（蛋糕饮料等）奖品纪念品背景板易拉宝签到用品车辆等 人员：礼仪小姐（穿着应素雅）保安保洁会务组织协调嘉宾名单主持人聘请 2、外部联系 活动场所：酒店或会场确定音箱灯光设备调试会场布置材料（待定） 嘉宾邀请：邀请和赴会路线指导 讲座准备：讲座主题、时长、专家 新闻媒体：联系当地和国内各重要媒体记者 3、部分内容详细说明 新闻通稿包括如下： 1、消息稿。字数较短，-?般在1000字以内，发布快， 2、通讯稿。篇幅较长，内容充实，■般是深度分析，重点报道。消息稿不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述。消息稿一般是一篇即可，通讯稿则可以从不同角度提供多篇。 3、背景材料。 4、图片资料。 以上资料-?般以书面形式提供，也可以另外附电脑光盘、软盘的形式。 第三部分：活动场地布置 外包给酒店布置，或者根据情况自己布置。 A酒店 1、入口处的拱门和灯笼，营造喜庆热烈的气氛。显眼处悬挂研讨会横幅。 2、企业领导和重要嘉宾的专用停车区域，安排相关人员进行安保服务。 3、酒店入口至会场设定指示牌，并安排工作人员现场引导，设立贵宾休息室，引导贵宾先休息等待。 4、入口处：签到桌、签到用品和主题背板，礼品分发， 名片收集（“请赐名片箱”） B会场 1、主席台：司仪台音箱设备（全频返送低音）投影设备鲜花桌摆主题背景画（易拉宝、主题背板画面等）发言用的麦克风 2、席位摆放。“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。 3、活动现场安排时令饮品和小点心等供来宾品尝。 4、会场显眼处设置视频影像区，滚动播放背景短片和PPT,供来宾浏览，同时来宾可以在此合影留念。 5、秩序维护、现场控制。（通过胸卡等） 6、健康保障（由于参会者有老年人，所以要做好健康后勤保障） 第四部分：活动整体进程 邀请： 信息发布——邀请函、组织文件、会议通知、电子邮件（提前一周时间发出）、印刷媒介公告、电子媒介公告等。信息发布包括主题、时间、地点、主要议程及安排、费用及标准。 回执——回执单的设计应当包括：明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等；确认回执有效（通常以会务费用是否交纳为标志）;回执可以有多种形式：传真、信函、电子邮件或者电话均可。需要注意的是参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等。 资源分配——主要是行程与酒店住宿的安排。 确认通知——会务费用确认或者其他方式确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会议注意事项等。 注意：邀请完成后整理出回执统计表，方便进行下一步的工作。 签到与入住安排： 会议的签到与住宿安排连在一起。根据回执统计表拟出签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封（内装客房钥匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相对明显的路径指示、会议（展览）须知、会议（展览）详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。 签到服务人员应该不少于6人