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文件管理制度 文件管理制度 PAGE 文件管理制度 文件管理制度 一、总则 为保证公司的各项决策能迅速贯彻落实，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于XXXXXXXXXX有限公司。 三、公司文件的类别 （一）按来源分为外来文件和内部文件；按用途分为上报文件、外送文件、下发文件、部门文件等；按类别分为：请示、报告、申请、通知等。 （二）各级领导对文件要及时阅批，重要文件须当天批复；一般文件的，三天内批复。各级领导审阅文件后要签名并注明日期。需要签署具体意见的，书写应清楚明确、具体。 （三）公司文件应由行政部负责起草、校对，经分管领导审核后，呈公司总经理审批，需经董事长批准的，需报批后方可发文。 （四）部门须上报的审批文件（含请示），应由部门起草、校对，呈分管领导、公司领导审批。 （五）公司各部门上报的审批文件（含请示）需通过公司文件的形式下达的，由行政部以公司文件的形式进行修改、校对，并按相应流程审批后发文。 （六）凡上报公司文件涉及财务、法律方面事务的，公司行政部审核后，还应由财务部或法律顾问审核通过后，方呈公司领导审批。 （七）公司行政部在报送文件时，应在《文件传递备查表》详细登记文件内容、报送日期、部门、接件人等事项，避免文件遗失。 公司及各部门文件审批流程图（详见下页） 公司及各部门文件审批流程图 公司各部门起草、校对公司行政部起草（修改）、校对 公司各部门起草、校对 公司行政部起草（修改）、校对 公司行政部负责人审核报告请示 公司行政部负责人审核 报告 请示 有关财务法律事务呈报抄送形 成 文 件 有关财务法律事务 呈报 抄送 形 成 文 件 经公司行政部总经理相关领导 经公司行政部 总经理 相关领导 未形成文件财务部或法律顾问审核 未形成文件 财务部或法律顾问审核 公司总经理审批 公司总经理审批 分管领导审批 公司领导 公司领导审批 公司行政部存档、打印、发送 公司行政部存档、打印、发送 机密文件公司行政部公司OA上发布核定范围内传阅 机密文件 公司行政部 公司OA上发布 核定范围内传阅 四、内部文件发送 （一）公司发文应按《关于统一公司发文字号的通知》的通知要求进行统一编号。 （二）经公司领导审批后的公司文件，由公司行政部统一打印、发送。属公司机密的，由行政部负责人在核定范围内组织传阅；需对公司所有职员下达的，则直接在公司OA上发布，重要文件需以纸质文件形式送各部门鉴阅。 （三）部门上报的审批文件（含请示），经公司领导审批后，需公开发布的由公司行政部统一以OA方式发布。 五、外部文件 （一）外部文件分外来文件及对外报送文件。外来文件指政府文件、行业协会文件等，对外报送文件公司向政府部门、行业协会及媒体广告报送的文件。 （二）外部文件由行政部统一管理存档。按文件内容分送相关部门及公司领导，涉及财务的由财务部统一管理。 （三）外来文件由公司行政部专人负责签收，并在《收文登记表》分类登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要。签收人应于接件当日即按文件的要求送给相关部门负责人，不得积压迟误。属急件的，应在接件后即时报送。 （四）对外报送的文件，须经公司领导审批后方可报送。 六、文件的立卷与归档 （一）公司文件及原稿由公司行政部统一管理、存档。 （二）公司各部门上报审批文件（含请示），形成公司文件的，依上第1条办理；若未形成公司文件的，由公司行政部将原件转呈件部门管理、存档。 （三）公司内部文件、请示由公司行政部将原件统一管理、存档；请示原稿由行政部留存，复印件交呈件部门留存。 （四）机密文件，公司行政部应在核定范围内组织传阅并在签阅后收回。 （五）立卷要求： 1、文件立卷应分门别类地进行整理归档。 2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。 （六）公司存档原件，仅供相关各部门负责人查阅，且须填写《文件借阅登记表》。机密文件仅限于核定范围内人员查阅。借阅文件应就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。 （七）对于没有存档价值和存查必要的文件，由档案室鉴别并于《文件销毁申请单》登记，经公司行政部负责人审核报公司领导审批后进行集中销毁。 七、处罚办法 （一）凡报送文件有错别字，对文件上已签字的责任人处以职员人民币20元/字的罚款；主管、经理处以人民币50元∕字的罚款；总助以上处以人民币100元∕字的罚款。 （二）对未按规定进行文件签收而造成文件遗失的，对责任人处以人民币50元的罚款。如因机密文件被泄露，给公司造成损失的，视其造成损失的大小，按《保密管理制度》进行处罚。 （三）对随意泄露机密文件内容的，视其对公司造成损失的