蔡甸区中小学档案整理必备指南.docVIP

精品资料/word可编辑 精品资料/word可编辑 PAGE / NUMPAGES 精品资料/word可编辑 蔡甸区中小学档案整理指南(修订版) 一、收集材料 按蔡甸区中小学校文件材料《归档范围、保管期限表》中规定的范围，对现存的文件材料进行收集、取舍。 二、整理分类 1、对收集到的材料按不同的年度分类。 2、对同一年度（先整理20XX年）按不同门类进行分类(见归档范围、保管期限表），如文书档案、教学档案、教师业务档案、学籍管理档案、科技档案等。 3、按保管期限（20XX年以前全部为永久、长期、短期，20XX年以后文书档案按永久、30年、10年分保管期限）进行分放。 三、分类归档 （一）文书档案的归档办法 1、对文书档案的同一保管期限的材料，按时间的顺序排列（元月1日排在最前，12月31日放在最后） 2、编件号：在每份文件的右上角盖上归档章，再对每件材料分别编页码（右下角），填写归档章中的内容。 空着 盖年度 盖件号 （如31） 空着 盖保管期限 （如30年） 盖页数 （如12） 3、分盒：按一定的厚度分盒（以装盒后略显丰满为宜）。 4、打印目录（一式三份）：对已分好的盒逐件打印目录（目录试样附后） 5、填写备考表，如本卷共 件，并填写整理人、检查人和时间。 6、填写脊背： 年度（如20XX）保管期限（如永久）机构（问题）（如文书档案）起止件号（如1——32）、盒号（用铅笔写）如12。 7、上柜。 （二）对于教学档案、学籍管理档案，按照市档案局的最新要求，也采用单份文件存档的方法，其整理形式完全同于文书档案的归档方法，其目录格式也相同。 （三）对于科技档案：用科技档案盒装，按不同项目分别整理。对每份文件编号、打印目录（一式三份）、入盒→备考表→脊背上盖上保管期限，填写档号，写上案卷题名。 档号填写示例： j—1—1 S—1--1 案卷号 案卷号 工程名称 设备仪器名称 基建类 设备类 j—基建类，1—工程名称，1—案卷号。 S—设备类，1—设备仪器名称，1—案卷号。 （四）教师业务档案（每人一盒）按时间顺序存放即可。脊背上写上教师姓名、盒号。 （五）声像档案：照片类有带目录的相集，也可用光盘保存。随时发生随时存档，照片上应注明时间、地点、内容、人物方位等。 电子档案同声像档案。 会计档案（可按三类分别装盒）。 （六）归档时间：①文书档案、教学科研档案和能按年度归档的其他文件材料，在次年的六月底以前归档；科研类材料在科研课题鉴定后归档。 ②教师业务类、学籍管理类文件材料以及能按学年度归档的文件材料，在次年的10月份以前归档。 ③基本建设类文件材料在项目完成后两个月内归档。 ④财会类文件材料随时整理立卷，在财会部门保管一年后向综合档案室移交。 ⑤仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归档。 ⑥电子文件类、声像档案类、实物档案类应随时整理、定期归档。 说明：普通中专、职业学校和幼儿园可参照执行。 附件： 各种目录试样。（正式使用时，请将样表上的斜体字去掉。） 二 附件1：文书档案归档文件目录 归档文件目录 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 附件2：教学档案归档文件目录 教学档案目录 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 附件3：科技档案目录 案卷及档号 卷内文件目录 顺序号 文件 编号 责任者 题 名 日期 页 号 备注 附件4：科技档案案卷目录 案卷目录 案卷 档号 题 名 年度 页数 保管 期限 备注 附件5：学籍管理档案归档文件目录 学籍管理档案目录 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注