电子邮件规范归类.pdfVIP

关于主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以 让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 1．一定不要空白标题，这是最失礼的 2 ．标题要简短，不宜冗长，要不阅读的时候显示不完整 3. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也 不要在标题里直接填写信件内容， 这个平时遇到好多这样的情况， 但是总体而言， 和不书写 标题的来比，还是好的。但是两者都不提倡 4 ．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 5 ．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“ * ! ”等）来突出标题，引起收件人注意，但应 适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼 6 ．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要 RE RE一大串 关于称呼与问候 1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。 这既显得礼貌， 也明确提醒某收件人， 此邮件是面向他的， 要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、 ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“ x 经理”；如果不清楚职务，则应按通常 的“ x 先生”、“ x 小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名 也是不礼貌的，不要逮谁都用个“ Dear xxx”，显得很熟络。 2 ． Email 开头结尾最好要有问候语 1. Email 正文要简明扼要，行文通顺 Email 正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介 绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达 2. 注意 Email 的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、 等级关系； 邮件是对内还是对外性质的不同， 选择恰 当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人， 因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 转发邮件时候， 如果涉及到较多人的邮件地址，一定记得删除原始发件人信息。 3. Email 正文多用 1234 之类的列表，以清晰明确。保持你的每个段落简短不冗长。 4. 一次邮件交待完整信息 5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 6. 合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、 粗体斜体、 颜色字体、 加大字号等手段对一些信息进行提示 7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 关于附件 1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 2. 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 4. 附件数目不宜超过 4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 6. 如果附件过大（不宜超过 2MB ），应分割成几个小文件分别发送， 语言的选择和汉字编码 1. 只在必要的时候才使用英文邮件 2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件 3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收 件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。 4. 选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体， 英文就用 Verdana 或 Arial 字型， 字号用五号或 10 号字即 可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。 结尾签名 1. 签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加