第四章 书面沟通技巧PPT参考课件.pptVIP

T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进入研讨 模拟练习—一封拒绝的信 练习背景： 你是一名行政主管，收到了一位骨干员工的来信，他提出脱产进修的要求，（内容见后） 而你必须写一封复信，信中你要拒绝他的要求。 请每个人用10分钟写完这封信。（请注意“准备、写作和检查”三步骤） 尊敬的主管： 您好，我是质量控制员王海宾，已经在岗位上工作3年了。 我先后多次参加过公司内部组织的一些技能培训，这些培训对我的工作很有帮助，使我深刻认识到知识对工作的重要性。因此，我希望能参加一次“6个西格玛”管理的进修班，为期2个月，脱产进行。原因如下： “6个西格玛”是最近在制造业很受重视的质量管理方法， 作为主管质量方面的员工，我的质量管理知识已经陈旧，需要更新。 现在学习储备一些专业知识，可以有利于将来工作。 我多次提议公司举办类似培训，可是限于我们的能力，都没有举办。 这个为期2个月的进修班是省计委举办的，质量高，费用低，机会难得。 综上所述，希望您能够批准我的请求。 此致 敬礼 王海宾 2002年10月9日 * * 编辑修改技巧 （1）修改前将材料搁置一段时间 （2）别太看重于自己所写的材料。 （3）修正内容，改进结构 * T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 写作过程 写完后重读 修改文书，大胆删减 一口气写完 整理写作思路， 考虑文书内容 检查细节，确认无误， 要与不要 ?目的要明确 ?信息要全面 ?行文要简短 ?使用短句 ?强调最重要的 ?段落分明 ?总结和结论 ?尽量生动 ?随意开始 ?写写停停 ?被动句 ?双重否定 ?长句 ?无关信息 ?错别字 ?过长 书面沟通分析 * 4.2.2 写作过程的影响因素 写作的三个步骤不能一蹴而就，由以下三个因素影响 （1）环境因素 这里的环境因素，主要是指读者对象的素质、文化水平、专业技术和需要等对文本创作的影响。 * （2）作者的自身素质 ①与任务相关知识 ②与主题相关的知识 ③与读者对象有关的知识 * 3.写作时间与主题 由于缺乏时间，在限定时间内完成的研究成果及创作文本很少能得到检查和修改。 * 4.3 商业文书写作的具体问题 根据目的的不同，商业文书可以分为很多种，不同文书的类型、使用范围，以及写作原则都存在较大的不同。参照书—44页表4-3 * 4.3.1 商业信函 商业信函，包括备忘录、信件和电子邮件，他们是最常用的书面商业沟通方式。信函的第一个特点是简洁，其次是目的明确。 1.备忘录 备忘录是内部传递信息的方式，包含日期、主题、递交和发送4个要素，有时还包括附件和复印件两个要素。 * 备忘录是一种录以备忘的公文。在公文函件中，它的等级是比较低的，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不足 它的内 容可以分为以下几项：　　　　　　书端（Heading）;　　　　　　收文人的姓名、头衔、地址（Addressee’s Name, Title, Address）；　　　　　　称呼(Salutation)；　　　　　　事因(Subject)；　　　　　　正文（Body） ；　　　　　　结束语（Complimentary Close）；　　　　　　署名（Signature）。 * 　Subject: Scheduling the film 　　Date: March 13, 2006 　　We’d better rearrange the showing schedule for next week’s film. 　　As you know, we are going to show the film, The Smiths, next week in the projection room, which holds only fifty people comfortably without overcrowding. It is not big enough for the whole staff to see the film at the same time. So I