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办公室行政事务管理制度 第一章 总 则 一、为 规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提 高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政 事务类管理办法，以加强行政管理的有效性，并在公司内部 形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的 局面。 二、办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调， 加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下 达和下情上报；逐步建立并完善各项规章制度，促进公司各 项工作的规范化管理。 三、 办公室应加强对外联络， 拓展公关业务， 促进公司 与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象。 四、 本制度所指行政事务管理内容是办公室档案管理； 印信管理；图书资料管理； 办公室设备管理、办公用品管理 制度、办公室 日常涉外公务及礼仪管理制度； 办公环境卫生、 办公纪律管理；保密规定等。 第二章 办公室档案管理办法 一、档案管理范围 a) 公司文件档案：包括公司资质、方针政策、决定、 年度计划等与公司整体发展相关的有长期保存价值的文件 及资料； b)人事档案：劳动合同、员工档案、社保资料、考勤记录 等； c) 行政档案：办公物资、设备、一般易耗品的购买、使用 记录等相关档案、例会记录等 ; d)项目档案： 项目资料、项目会议记录等具有参考价值的 文件资料 ; e)销售档案：合同、协议、对外宣传资料等。 二、管理部门 公司的档案介质可以为纸质档案和电子档案，由公司办 公室负责管理。 三、管理职责 保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保 密和使用方便。 四、资料的收集与整理 a) 公司的归档资料实行“季度更新、年度归档”规则，“项 目归档”根据项目进行进度情况分阶段归入项目档案。 b)在归档期，办公室分别向各主管部门收集应该归档的 原始资料。 c) 原始资料应进行编号、登记，同时更新上次的归档目 录，各主管部门经理应积极配合与支持。 d)凡应该及时归档的资料，办公室按其种类、密级负责 及时归档。 五、 档案的借阅 a) 总经理、总监、办公室主任借阅非密级档案可直接办 理借阅手续。 b) 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时， 由借阅本人填写《借阅档案申请表》，部门经理审批，办公 室主任核批后方可借阅。 c) 公司档案密级分为机密与普通两个级别，机密级档案 经总监级批准后方可借阅， 但借阅时间不得超过 2 个工作日， 普通档案由部门经理审批后至办公室办理借阅手续，借阅时 间最长为一周。 d)档案借阅者必须做到：爱护档案，保持整洁，严禁涂 改；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 六、 档案的销毁 a) 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资 料。 b)公司档案、项目档案、销售档案、员工人事档案为长 期保存档案；非长期保存档案保存期为两年。 c) 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司 档案资料销毁审批表》交办公室主任审核经总经理批准后执 行。 d)经批准销毁的公司档案， 办公室工作人员须认真核对， 将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资 料做好登记并归档。登记表永久保存。 e)在销毁公司档案资料时，必须由总经理或办公室主任 指定专人监督销毁。 第三章 办公室印信管理办法 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工 具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展， 为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。 一、公司的印章由总监级人员保存、发放、回收印章， 监