企业邮箱管理制度.docx

PAGE PAGE 1 企业邮箱管理制度 企业邮箱管理制度  为了加强公司企业邮箱的管理，规范公司网络信息传递及发布行为，添加网络信息平安性，依据国家相关法律法规，并结合公司实际情况制定本管理制度，具体如下：  1 适用范围  本制度适用于公司及所属各子、分公司。  2 责任  2.1 本制度由信息化部编制、修订；行政中心公司办组织会签、发文；总经理批准。  2.2 信息化部担任对企业邮箱的运转和使用供应技术支持。  3 申请开通  3.1 员工所属部门依据员工岗位工作需求，确定要为员工申请开通企业邮箱的，填写《企业邮箱申请表》（见附件），并将申请表经部门领导审核签字后，提交信息化部。  3.2 信息化部对《企业邮箱申请表》进行复核，对符合申请使用企业邮箱条件的，在1～3个工作日内，完成邮箱的安排与参数设置，通知相应部门启用邮箱。  3.3 信息化部对开通邮箱的《企业邮箱申请审批表》，原件应存档备查，直到对应的企业邮箱被收回或登记。  4 收回或登记  4.1 公司及所属各子、分公司的人力资源部门应依据员工变动情况，随时向信息化部供应人员变动名单。信息化部依据变动名单准时对邮箱进行维护管理（权限收回或者邮箱登记）。  4.2 对因员工离职需要登记的邮箱，由信息化部设定一个月过渡期。在过渡期中，信息化部重新设定密码，等到原部门指定人员接管邮箱后再重新设定密码。同时，设置邮箱自动回复功能，告知来信方该员工已离职，同时告知对方新的联系邮箱。过渡期结束后，备份邮箱数据，登记邮箱。  4.3 对因员工离职或调动，需要收回权限转交其他员工管理的邮箱（如部门邮箱），信息化部重新设定密码，等到原部门指定人员接管邮箱后再重新设定密码。  5 使用规范  5.1 公司及各子、分公司所属各部门、各员工必需接受公司企业邮箱进行与工作相关的内外沟通。  5.2 只要部门邮箱是公司认可的对外发送正式的、具有法律效力的文字、图片、影像、文档等材料的有效邮箱。各部门必需指定专人管理部门邮箱。  5.3 公司宣扬材料、名片等对外发放的全部电子、文字材料，必需且只能使用企业邮箱。  5.4 企业邮箱的基本命名规章由信息化部制定，如有重名等情况，由系统管理员进行相应调整。  5.5 每位员工只能申请一个个人邮箱；每个部门由公司统一安排一个部门邮箱。  5.6 严禁使用企业邮箱收发各类违反国家法律法规和公司规章制度的内容。  5.7 严禁使用企业邮箱传播不利于公司生产运营的正常开展，不利于公司内部团结的言论和文件。  5.8 严禁使用企业邮箱传播带有病毒、恶意软件的邮件内容。  5.9 严禁使用各种技术手段攻击公司企业邮箱系统，或者对其他同事邮箱进行密码破解等入侵行为。  5.10 禁止群发超大容量邮件。如因特殊缘由有此需要，应事先与信息化部取得联系，由信息化部帮忙处理。  5.11 为爱护个人隐私，企业邮箱使用人不要使用企业邮箱收发涉及个人隐私的各类文件内容。假如使用人由于使用企业邮箱收发涉及个人隐私的内容而导致个人隐私泄漏，公司不担当任何法律责任。  5.12 员工必需定期接收邮件，凡属公司业务往来的邮件，必需回复确认，否则视为未接收邮件，由此形成的损失及责任由员工自行担当。  5.13 超大邮件的发送与接收：企业邮箱发送、接收邮件最大一般附件容量为10兆，超  大附件容量为100兆，对外发送时应考虑对方邮箱接收的最大容量限制。  6 邮箱管理  6.1 企业邮箱由信息化部管理、运转和维护。  6.2 企业邮箱用户应至少每月清理一次邮件，不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源。禁止把企业邮箱作为活动存储器使用。  6.3 邮箱空间占用长期保持在高比率（指空间占用率在90天内一直保持在80%）的用户，管理员将发送管理员通知邮件到该邮箱，此一周后仍未整改，管理员有权对该邮箱进行清理清理。  6.4 邮箱用户需对本人邮箱的帐号、密码平安负全部责任。用户对使用本人的电子邮箱帐号传输的全部内容及产生的后果担当全部责任。  6.5 邮箱用户若发觉任何非法使用本人帐号或其它系统平安漏洞情况，应马上报告信息化部。  6.6 企业邮箱各用户的初始容量为200兆，在使用邮箱后可以依据实际需要向管理员申请添加空间，管理员需酌情考虑调增。  6.7 信息化部应对全部邮件及操作进行日志记录，并对特定邮箱进行邮件监控备份，以爱护公司信息资源。  7 附则  7