文件管理制度.pdf

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文件管理制度 (一) 第一章 ∶总则 一、为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、 制度化和规范化,结合实际情景,特制订本制度。 二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。 三、切合公司实际,根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求,力求使办公 室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展。 四、办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有计划、每月有 总结的工作目标。 第二章 ∶职责范围 一、办公室管理人员直理解行政人事主管领导,在直属主管的领导下主持开展办 公室的各项工作。 二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收 集编撰等文字工作。 三、负素公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等 工作,保证各项事务有序开展。 四、协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展供给相应的服务。 五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司的各项文 化宣传等工作。 六、收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时作出整理,当好 领导参谋。 七、协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作,如 ∶名片印制、收发传真等。 第三章 ∶工作规范 一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关 规定按照员工守则细则执行。 二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。 第四章 ∶办公室事务管理 一、文书管理制度 文件是文书的重要组成部分,文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执 行效力的并设有特定版头的文书。本制度中,文件特指公司内外部发文文件;而 文书特指内部—般性传阅资料。档案是文书基础上构成的,档案是文书的延续。 现把文件、文书、档案系统归于文书管理,并对文书管理制度做以下规定。 (二)文件管理制度 第一章 文件管理 一、管理要点 1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充 分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、 政策指导类文件、各类合同文件等。 3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全 称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、资料等信息;措辞规范, 表达无歧义。 4、根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应 的文字记录,以备查阅。 二、制度规范 1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行 向上、向下发送正式文件。 3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要 向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行 政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖 章,签发。 4、凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。 5、机密文件由行政人事部主管保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理, 定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 6、各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度 的文件,需行政人事主管审批,总经理批准后方可借阅。 7、办公室管理人员对文件借阅情景进行登记,做好借阅记录并限期清退。 8、按时间、资料、部门、名称等资料分门别类进行整理,附件、批件、定稿等 资料收集完全,存档备案。半年一小清,年终一大清。 9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报行政人事主管签字批 准,按照文件管理制度进行处理。 三、文件管理流程设计 1、内部文件管理流程 ∶起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文 件→文件存档 2、外部文件管理流程 ∶外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文 件销毁 3、借阅流程 ∶提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁 第二章 文书管理制度 一、管理要点 1、为确保文书制发、处理、管理工作顺质利进行,保证公司内部资料的安全性、 完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作 用。 2、文书管理范围包括 ∶一般性文书 (通知、公告、提案意见、会议纪要、总结 汇编)、行政人事部发文文书 (学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的 图表、其他有关公司的重大事项文书资料。 3、除通知外,一般性文书没有固定的格式,但必须标有页眉页脚,文本资料可 根据文书具体资料进行调整。 4、根据文书性质进

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爱写作的小蜜蜂
该用户很懒,什么也没介绍

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