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议管理制度 第一章 目 的 根据公司现状和发展需要，为规范集团公司会议的组织召开，提高工作效率， 降低成本，及时、有效地解决问题；做到信息、知识、管理经验共享，特制订本制 度。 第二章 定 义 所谓会议，是管理的一种工具和手段，是指围绕一个或多个需要解决的问题， 围绕管理找出主题，会议的组织者和与会者按照既定会议程序和流程进行思想或信 息的交流，确定解决问题的工具和方法，将任务或职责落实到人和完成的时间及质 量要求，形成会议决议，最终使问题得以圆满解决。 第三章 会议分类 根据会议讨论内容、参会人员的覆盖面、重要程度会议分为：公司级会议、专 业专题会议、部门会议等三级会议。根据会议的计划性，三级会议又向下细分为固 定会议和临时会议。 公司级会议： 项目管理会、 月度/ 季度/ 年度计划及总结会、 职工代表大会、 年度工作总结表彰会、 销售生产计划会、财务成本分析会、经营分析会等。 除项目管理会按照事前、事中、事后召开会议外，其余会议都是一事一议。 例 :项目管理会程序： ①事前：召开立项启动会 目的：论证该项目相关的制度、流程、排程、分工、甘特图等的合理性。 ②事中：召开项目协调会 目的：工程中遇到的问题、变更申请、隐蔽工程论证、验收申请等。 ③事后：召开项目总结会 目的：工程中的数据分析、成果分析、预算与决算的差距分析、优缺点及经验 总结等。 3.1.1 固定会议，包括： 月度/ 季度/ 年度计划及总结会、职工代表大会、年度工作总结表彰会、销售生产 计划会、财务成本分析会、经营分析会等。 3.1.2 临时会议，包括： 项目管理会、政府机关或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公 会、 调研会等），一律由助理室受理安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。 专业专题会议： 合同评审会、方案图纸交底会、生产 / 销售 / 技术评审会、质量体系内部审核会、设备 管理例会、周试用期总结、三单管理会等职能部门组织的专业会议等。 3.2.1 固定会议，包括： 生产/ 销售 / 技术评审会、质量体系内部审核会、设备管理例会、周试用期总结等 3.2.2 临时会议，即董事长或总裁因工作需要，临时安排的会议，包括： 合同评审会、方案图纸交底会等 部门会议： 部门办公例会、早会、晚会、部门安全会议、新员工入职培训会议，由部门分管 领导负责组织召开。 3.3.1 固定会议，包括： 部门办公例会、早会、部门安全会议等 3.3.2 临时会议，包括： 新员工入职培训会议、上级领导临时布置工作的传达会议等 有些没有必要开的会议可用报表的形式汇报，不必单独开会讨论，或通过 OA 网在 网上讨论，用其他方式解决实际问题；必须召开的会议，要短而有效，开小会、短 会，控制时长，提高参会人员的工时利用率，节约会议成本。 第四章 职责分工 助理室负责全公司所有会议的管理，包括本制度的修订和完善、会议的时间安 排。集团办负责会议室内部设施的维护和完善，如出现以下问题： 1 地面脱了未干， 桌子擦完之后有水渍 2 开会时，灯不亮或者发暗等，给予集团办考核减分处理。 1、 助理室负责会议的安排、跟进，流程的制定，会议纪要的上报、上报之后的 批示及会议纪要内决议完成情况的跟进等。助理室负责初步审核会议纪要内容， 如出现以下问题未及时审核出： 1 上报程序错误，本人发送至助理室上报的且助 理室上报上去的 2 会议纪要出现错别字、条理化不清晰、出现时间错误等 3 会议 纪要框架结构不完善，没有结论或总结，给于助理室相关责任人考核减分。 2 、 公司各部门、各分厂负责会议的申请、组织，以及《会议纪要