公司文件档案管理流程及管理制度.docx

PAGE PAGE 1 公司文件档案管理流程及管理制度 本文从网络收集而来，上传到平台为了帮到更多的人，假如您需要使用本文档，请点击下载，另外祝您生活开心，工作顺当，万事如意！  公司文件档案管理流程及管理制度  一、目的  加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确?????性和系统性。供应符合公司需求和保证管理体系有效运转的证据。  二、适用范围  适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。  三、术语和定义  1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、运营、企业管理、宣扬等活  动中所直接构成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑  盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同方式的历史记录。  2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。  四、职责  1、行政人事部：  1）担任公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并担任督促指点部门档案管理；  2）建立健全公司档案管理制度，指点、监督和检查执行情况；  3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他材料；  4）担任公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的平安；  5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；  6）担任组织学习和培训档案管理方法、使用学问。  2、其他各部门相关人员：  1）担任在工作变动时，做好或帮忙移交工作，并准时通知行政人事部；  2）向行政人事部移交合同或文件材料原件或复印件；  3）担任本部门文件材料或合同复印件的日常收集、标识、储存、保管、利用、归档；  4）财务部担任按规定独立建档保管财务档案材料；  3、各部门档案主管人员  1）担任部门档案的管理。  4、各部门担任人  1）担任对部门档案管理监督检查。  五、工作程序  1、档案材料的收集  1）各部门相关人员担任对本部门日常工作中构成的合同及文件材料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录名目》。  2）各部门文件、合同等材料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交名目》每季度向行政人事部移交。  a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月 10 日前。  b)档案材料的标识  各部门对各自保管的档案材料编号，编号规章见后。  c)档案材料的日常管理：  ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当准时存放于指定电脑硬盘内。  ⑵文件、合同材料要登记具体信息，并编制《文件（合同）管理记录名目》，以便检  索利用。  ⑶文件材料、合同要科学陈列，按编号挨次存放于文件盒内，并加以标识，划一  排放在文件／档案柜中。  d)档案借阅  (1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，  不能带出；必需带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；  ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必需当面点交清楚，如发觉遗失或损坏，应马上报告直接上级；  ⑶借阅档案用完后，应准时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；  ⑷借档人必需疼惜档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、互换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；  e)档案销毁  ⑴对已得到利用价值的档案，销毁时，必需写申请销毁报告，编制销毁名目，报部门总经理批准，批准后方可销毁。  ⑵执行销毁任务时，必需由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁名目上签字。最终，把销毁名目和批准手续文件，一并存档永久保存。  2、档案管理细则  1）档案材料的归档范围  ⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；  ⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、打算、决议、指示、方案、核准文件、证书等文件；  ⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；  ⑷公司领导的批示、指示等；  ⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；  ⑹反映公司次要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；  ⑺公司的各种工作方案、方案考核/ 总结、报告、统计报表及简报；