采购管理订单跟踪制度规范.docx

采购管理订单跟踪制度规范 采购管理订单跟踪制度规范 采购管理订单跟踪制度规范 订单追踪制度规范 订单追踪工作规范第1条目的 为了规范订单追踪工作，提升订单追踪成效，特拟订本规范。 第2条 审批权限 1. 采买总监及总经理负责审批 元以上的订单办理工作。 2. 采买经理负责审批 元以下的订单办理工作。 第 2 章 采买跟单整体要求第3条追踪过程 订单发出后，采买专员需要追踪整个过程直至收货入库。第4条追踪要求 采买专员应达成公司规定的以及自购的订单追踪任务。 采买专员全面兼顾安排所负责的各个订单的追踪工作，不行遗漏。第5条办理审批 采买订单的撤消、违犯合同以及其余未规定办理规范的问题的办理方案应由有关权限审批人审批后方可履行。 第6条行为规范 跟单员一定保持对供给商的尊敬，在跟单过程中一定注意自己的言行举止，自觉保护公司的优秀形象。 第 3 章 订单追踪办理规范 第 7 条 订单分类汇总 采买专员一定整理好所负责订单，将订单信息填入“订单信息汇总表”中，保证每一订单都可查问。“订单信息汇总表”以下所示。 订单信息汇总表 序号 订单号 供给商 下单日期 交货日期 备注 采买专员将负责的采买订单依照订单追踪类型分类，便于进行供给商分级追踪管理 ( 参照《供给商分级追踪管理制度》 ) 。 第 8 条 订单履行状况追踪 采买专员应追踪订单办理的整个过程。 采买专员依照公司《订单状态追踪管理制度》追踪采买订单。第 9 条 公司撤消采买订单的办理 原则上，采买部不可以撤消订单。如因公司内部某种原由，的确需要撤消已发出的订单，采买专员应依照领导审批权限向领导申请撤消订单。 关于公司一方面撤消订单或供给商可能提出撤消订单的问题，采买专员应依照以下程序办理。 采买部早先提出有可能出现的问题及可行的解决方法，并由采买专员编制《××撤消订单办理方案》。 采买经理或采买总监在权限内审批《××撤消订单办理方案》。 采买专员履行《××撤消订单办理方案》。 依照合同规定撤消订单的，采买专员无需请领导审批。采买专员应将合法撤消订单的证明依照汇总整理并存档。 第 10 条 供给商撤消订单的办理 如因某种原由，供给商撤消公司已发出的订单，采买部应依照以下程序办理。 采买部选择新的供给商进行采买或采买代替品，采买程序应参照公司《采买管理制度》履行。 采买部实时通知需求部门，做好应急举措。 采买部联系供给商，要求其补偿公司人力、时间损失以及其余经济损失。 第 11 条 交货延缓的办理 采买专员未能准时、按量采买所需物质，并影响请购部门正常经营活动的，须填写“采买交货延缓检讨表”，说明原由及跟进状况。 供给商未能按期交货的，采买专员应实时同供给商获得联系，认识其未能按期交货的原由，并与其磋商办理对策。 采买专员第一应在合同到期后的固准时间发送“催货通知单”。 催货后无回应的，采买专员应亲身致电供给商，认识供给商的有关状况。 供给商在催货后一周内仍未交货的，采买专员应将详细状况上报采买经理。 交货延缓次以上的，采买专员提请采买经理派驻厂人员出席看管或改换供给商。 第 12 条 交货提早的办理 供给商提早交货会致使库存增添、流动资本周转率降落，因此采买专员不可以放松对交货提早的管理。 供给商未依照采买订单规定而提早送货的，采买专员应依照以下规范操作。 (1)A 类物质同意提早交货日， B 类物质同意提早交货日， C 类物质不同意提早 交货。公司 ABC类物质分类方法以下表所示。 物质分类表 类型 标准 物质品种 A 类物质 占用公司 70%成本，实质数目为 20%的物 资 B 类物质 介于 A 类和 C类物质之间 C类物质 占用公司 10%成本，实质数目超出 50%的物质 （ 2）供给商今年度提早交货（ ）次以上的，不得提早交货。采买专员应与 供给商随时交流，确立交货时间。 第 13 条 弹性办理 假如公司客户提早订单交期或变重生产计划，公司应与供给商联系，进行弹性办理。 弹性办理应依照以下程序操作。 1）采买专员接到生产部门或销售部门的弹性办理信息。 2）采买专员立刻联系供给商，认识供给商生产进度。 3）依据客户订单提早时间，与供给商磋商加速生产进度，必需时可依据上司领导审批的办理建议提升采买价钱或采纳其余鼓舞供给商的举措。 第 14 条 档案储藏 采买专员应将供给商名片、报价单、合同样资料分类归档以备查。 采买专员应实时更新采买订单追踪信息，将其录入采买部订单追踪信息库。 采买专员自购物质的价钱信息一定每天录入采买部价钱信息库。第 15 条 其余状况办理 合同上明确规定的条款，甲乙两方若有违犯，均按合同规定进行办理。 合同以及本规范未规定的异样状况办理规范。 1）采买专员实时将订单异样状况上报采买经理或采买总监。 2）采买经理或采买总监将审批后的办理建议反应至采买专员，