文书类档案工作制度.pdfVIP

文书类档案工作规范 为加强我校文书类档案工作的业务建设，逐步实行我校文书档 案工作的规范化，不断提高科学管理水平，特制定本规范。 一、文书档案工作的基本原则 （一）凡是学校在群、行政管理活动中直接形成的具有保存价 值的文字、图表和声像载体材料，均属文书档案。 （二）文书档案必须集中统管理，确保其完整、系统、准确和 安全，便于档案的开发利用。 （三）文书文件材料严格实行文书处理部门整理归档制度。 （四）文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各 部、处、二级学院、所、中心、直属单位等的工作计划，纳入管理 制度．纳入管理人员的职责范围，做到“四同步”管理：布置、检 查、总结、验收各项工作时。要同时布置、检查、总结、验收、政 档案工作。 （五）学校各有关单位要有一位负责人分管本部门的档案工 作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同校综合档案室认真做 好文书档案的收集、整理、归档工作。 （六）要努力实现政档案工作从手工管理向现代化管理的转 变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，充分 发挥、政档案的作用。 二、归档范围的确定 （一）确定的原则 1、归档的文书文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参 考、凭证作用和研究价值。 1 2、归档的文书文件材料必须反映学校、政部门职能活动的全过 程．保证其完整、准确、系统。 3、归档的文书文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此之 间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。 （二）归档的主要内容和重点 1、归档的主要内容包括务、行政、人事、教学、学生五部分， 具体范围见《XXXXX 学院档案分类目录与保管期限》。 2、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主， 特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位的来 文、来电。上级来文中应以针对本校的指令性、指导性文件为主。 （三）不归档的文件材料 1、上级机关普发的仅供查阅、不办的文件材料； 2、上级机关发来的供工作参考的抄件； 3、上级机关征求意见未定稿的文件； 4、重份文件； 5、无查考利用价值的事务性、临时性文件： 6、未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件，一 般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲 笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)； 7、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料； 8、无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提 出一般性建设性意见的人民来信； 9、学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍 信等； 10、本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材 料，可作为人物档案收集归档； 11、为参考目的从各方面收集的文件材料； 2 12、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 三、归档分工及整理流程 （一）归档分工 我校实行主办单位归档的制度。 1、XX、省、地、市委、政府，教育部，省教育厅及其他上级下 达的文、电材料，综合性的，由政办立卷归档，专业性或具体行业 性的，由各承办单位归档。 2、以委、学校名义代为行文，由政办归档。职能部门以委、学 校名义的发文，由主办单位归档。以部门名义的发文由各部门归 档。 3、委和学校召开的代表大会、委会、委扩大会、办公会所形成 的材料，由政办归档。职能部门以委和学校名义交办的全校性的专 门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位归档。 4、校内各单位向委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转 的原件，由政办归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，报 文单位作为资料保存。 5、两个以上的单位共同办理的文件，由主办单位归档，非主办 单位作为资料保存。 6、各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整 理工作，移交学校档案部门保存．任何人不得带入其他单位。 7、学校领导、各单位负责人代表学校参加校外上级主管部门召 开的重要会议的发言稿，