上市公司会议文件管理制度.docxVIP

上市公司会议文件管理制度 1、总则 1.1为规范XXXXX有限公司及其子公司、参股公司三会文件管理，根据《公司法》、《上市公司章程指引》、《上市公司治理准则》等法律法规，以及公司《章程》制订本规定。 1.2三会即指股东（大）会、董事会、监事会；会议文件系指会议议案、会议决议、会议记录等一切有关三会召开、审议、签发的文件。 1.3适用范围：本规定公司及子公司遵照执行，参股公司参照执行。 2、例会会议文件制定、审批制度 包括年度股东大会、董事会、监事会等例行会议文件。 2.1公司证券部应于会议召开前（股东大会提前20个工作日，董事会提前XXX个工作日）将会议召开的时间、地点、议程议案（草案）等内容以书面形式（或电子邮件、OA）通知全体股东、董事、监事及相关部门。 2.2如股东、董事、监事及相关部门对会议议案有增补，应至少于会议召开前5个工作日将增补内容以书面形式递送公司证券部。 2.3公司证券部应于会议召开前2个工作日内整理完成正式会议文件，并报送分管领导审批，由分管领导确认后，上会审议。 2.4会议结束后，由证券部整理全套会议文件（包括：会议议程、股东签到册、会议议案、议案表决书、会议决议等）。 2.5由证券部将整理完毕的全套会议资料送交行政部备案，同时在证券部备案。 2.6具体工作流程参见附件1。 3、临时会议文件制定、审批制度 3.1公司及子公司、参股公司发生重大事项，需按本制度形成临时会议文件，并及时进行备案工作。 3.2“重大事项”包括但不限于： 公司及子公司、参股公司名称、注册资本、经营范围生变化； 公司及子公司、参股公司法人代表、董事、监事及股东发生变化； 公司及子公司、参股公司重大投资行为和重大资产购置、处置行为； 公司及子公司、参股公司签订重要合同，而该合同对公司的资产、负债、权益和经营成果产生重大影响； 公司及子公司、参股公司增资、减资、合并、分立及申请注销等重大事项发生时； 公司及子公司、参股公司涉及重大法律问题时。 3.3如办理3.2所涉及的事项，必须由主办部门（单位）根据具体事项需求提起书面申请，内容应明确申请事由、申请份数、紧急程度、经办人、办理期限等，由主办部门（单位）负责人签字确认后，在指定办理期限前5个工作日将书面申请报送公司行政部。 3.4由行政部根据申请事由报送公司相关领导审批通过后，将申请转送证券部。 3.5由证券部根据申请内容拟定会议召开时间及相关议案，最终出具相关决议。 3.6由证券部将会议决议及相关文件报送分管领导处审批通过后，报送相关股东、董事、监事签字盖章，形成会议文件。 3.7由证券部将会议决议及相关文件主办部门（单位），并做好用途登记文件使用跟踪工作。 3.8主办部门（单位）对会议决议及相关文件必须妥善保管，确保文件的正确使用方向，如因故文件被返还或无需使用，主办单位（部门）必须于5个工作日内将文件返还公司证券部，由证券部存档或销毁。 4、三会文件的立卷归档工作 4.1XXX公司证券部、行政部及各子公司、控（参）股公司为三会文件的整理、备案部门，须制定专人对三会文件进行管理工作。 4.2三会文件须按照发生时间及时整理立卷，要求对文件的主件、附件、批复、签字等收集齐全，保持文件的完整性。 4.3文件立卷要求标题简明确切，卷内文件科学排列，页码准确、书写端正、装订结实，标签粘贴整齐划一。 4.4对档案案卷要经常检查，发现缺少要立即追查，确保档案的完整和安全。 4.5具体规定按照公司《档案管理制度》执行。 5、三会文件的借阅制度 5.1档案管理人员应认真做好档案借阅管理工作，并及时做好借阅审批、登记等工作。 5.2需借阅三会文件的单位、部门及个人，须向行政部提交申请，经公司领导审批同意后，方可借阅相关文件。 5.3借阅三会文件，不准涂改、私自复印、翻制，不准撕毁、损坏，不得拆卷、抽页、调换、污损、加标注等。如工作需要复印、抄录的，须经领导审阅批准后方可进行。 5.4具体规定按照公司《档案管理制度》执行。 6、保密制度 6.1认真执行公司的保密制度和保密纪律。公司的每一位员工都有维护公司秘密的责任和任务。档案管理人员及借阅人员需保证在任何场合绝不泄露公司机密。 6.2涉密文件未经审阅批准不得提供给任何单位、部门和个人。如需携带外出、复印、抄录，需档案管理人员须全程跟踪并负责文件的保密和安全，借阅、利用工作结束后须立即归还。 6.3按照公司《保密管理制度》执行。 本制度由公司证券部负责解释、修订、具体实施。本制度自下发之日起试行。 本制度作为公司《文件管理制度》的补充，有与其他制度存在冲突的地方，适用于本制度。