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PAGE 1 房地产公司档案图书资料管理规定 　　房地产开发公司档案与图书资料管理规定　　档案管理与资料管理　　档案管理是公司管理工作极为重要的一部分，其管理的规范程度反映了 公司的管理水平。为使档案与图书资料管理制度化，提高档案资料处理、 管理的质量及效率，特制定本规定。　　（一）归档适用范围范围　　凡公司与外界往来及公司与各协作单位之间往来的以及公司经营 管理所必需的有关企业战略规划、方案或总结（年、月度）、财务审 计、经营状况、项目可行争辩报告（方案）、各类许可证书、图纸、 政府批文、公司执照（与注册文件）、会议纪要、备忘录、请示、决 定、决议、通告、通知、协议、合同、员工档案资料、客户资料、销 售广告等有价值的文件资料及重大公关活动的图片、文字、录像资料。　　（二）管理部门　　1、公司行政人事部设综合档案资料室，设专职档案管理人员；各部门设兼 职档案管理人员（必需报行政人事部备案），负责本部门、企业日常经 营管理中形成归档的文件材料的收集、整理，并负责定期移交公司综合 档案室。　　2、公司档案资料由行政人事部负责综合监督管理，各部门实行专业对口分 级管理。　　（三）移交归档与使用　　公司总部各部门兼职档案管理员，依据归档时间将有关裆案文件移 交公司综合档案室，各部门留存复印件使用（公司所发文件除外）； 需要已经归档的原件时，需经批准后履行借阅手续使用。　　2、归档时间分与归口管理部门　　2.1管理性文件：办理完毕的管理性文件材料，形成部门在第1年12 月末以前整理分类，移交档案室后立卷。　　2.2会计档案：会计档案由财务预算部保留一年后，次年三月末归档。 2.3人事档案：人事档案由人行政人事部依据人员变动状况随时归档。 2.4基建工程、设备档案：基建工程（合同、协议、预算书、许可证、 隐蔽资料等）、设备材料、图纸类档案在工程竣工、设备、动力安 装投入使用后一个月内归档，此期间由部门档案人员进行分类保管。　　2.5 各类报告、方案、内部申请批复、内部管理制度规范、方案书： 该类档案在确立形成时由部门留存，同时送交行政人事部留存正 本归档。　　2.6合同协议类：正本原件需二份以上，在批准签署后分别由签署部 门、财务预算部、档案室各存档一份。　　2.7图书、期刊、报纸类：在购入或订购后先列入管理台帐，后又综 合档案室负责分类保管、借阅、归类、管理。　　2.8其它资料：如各类企业沿革资料、公关接待活动图像、录音录象资料 以及外出开会、学习、考察、参观人员带回具有保存价值的资料，一 般在该档案资料形成后一周内交公司行政人事部归档。　　（三）文件点收　　文件结案移送归档时，依如下原则点收：　　1、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应马上追查归入。　　2、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应马上退回经办部门补办。　　3、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应马上退回经办部门。 （四）文件整理标准　　1、本档案按问题组卷，一事一卷或一事多卷。　　2、对接收的全部档案准时审查，进行科学分类，排列编号。　　3、归档的文件材料要齐全完整，每份文件的正件和附件、印件与底稿， 请示与批复合并一起立卷。　　4、卷内文件的排列与编目要科学规范，便于查找。　　（五）档案分类编号标准　　档案按职能设置十个一级类目，即（1）合同协议类；（2）行政人事文书管理类；（3）经营管理类；（4）工程技术图纸类；（5）内部文件与制度规范类；（6）专题报告和专项技术争辩类；（7）预算项目类；（8）资产设备材料类；（9）会计档案类；（10）公司以及员工档案类。二级类目是按档案的具体内容所反映的问题进行设置。按问题分类，结合年度，一事一卷。 档案分类一级类目接受汉语拼音字母标识，A、B、C、D、E、F、G、H、I、J依次表示十个一级类目（二级类目由综合档案室划分该类明细科目按统一名称通知各部门）。 按各项要大类分别排架，大类之间不交叉排列，充分体现企业档案分类的指导思想和分类准则，保持各类档案的有机联系和准时、高效供应利用。　　依据档案的形成特点和管理要求，按大类、分年月排架法、即按大类年月进行排架，就是在同一大类内按同一问题的案卷排列在一起，在同一问题内再按永久、长期、短期挨次排列，第二年依次接着排，分阶段排列，一个阶段不超过三位数。排列时按大类、年度、流水编制案卷挨次号，即类、年度大流水编号。　　（六）保存期限　　保管期限可分为：永久保存、长期保存和短期保存。　　（七）档案借阅　　1、无论是部门间借阅档案还是部门到综合档案室借阅都必需进行登记， 注明借阅人姓名、部门、借阅时间、查阅内容及利用目的和效果。　　2、查阅档案原则上在阅档室进行，一般不得借出。必需借出时，需经档 案管理部门负责人批