第四章会议组织与服务_秘书实务.ppt

引入案例;电子教案模版配色（1）;一片混乱的颁奖仪式 在某企业召开的年度表彰大会上，颁奖仪式 正在进行。领导手拿奖品奖状却找不到领奖的 人，领奖的人上台后，不知道谁给自己颁奖。一 时间主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆 重、热烈的气氛大受影响。 问题：如果你是会务人员，如何避免错误的出现？ ;第一节　会议概述 第二节　会议筹备阶段的会务操作 第三节　会议进行阶段的会务操作 第四节　会议结束阶段的会务操作;电子教案模版配色（1）;二、会议的作用 1．集思广益、科学决策的作用 2．发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 3．传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用 4．协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用;第四章 会议组织与服务 ;电子教案模版配色（1）;电子教案模版配色（1）;三、会议活动的基本要素 3．会议议题 　会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。 　会议议题的主要作用是： 准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。 引导和制约会议的发言。 ;电子教案模版配色（1）;沃尔玛首次全球董事会在中国召开 　　据报道沃尔玛百货首次全球董事会会议就是在中国深圳召开的。沃尔玛百货董事长罗伯·沃而顿说：“之所以把首次全球董事会放在中国开，是因为中国对沃尔玛有着双重重要意义。首先多年来我们一直依赖中国为我们提供优质商品。此外，我们从1996年起开始在中国开设零售分店。我觉得董事会成员应该亲自到这些店来看看，了解中国这个市场对于沃尔玛的价值及重要意义。”;电子教案模版配色（1）;一、拟定会议计划 （一）确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素 （二）成立会务工作机构 中大型会议的筹备和服务工作，不可能靠一两个人完成，这就需要组建会议筹备机构。 一般来讲，会务筹备机构分成会务组、接待组、秘书组等几个小组，各组分工明确，互相协调，既熟记本岗位职责，又要胸有全局。 一般的小型会议，只设立会务组负责全部事宜。有些单位，会务工作由办公室全部负责。;第二节　会议筹备??段的会务操作;（三）制订会议预算 会务人员应本着勤俭办会的原则，对会议的经费做出预算，并提出筹集会议经费的方法、渠道，报领导审批。 1．会议经费的构成 （1）交通费用（2）会议室费用（3）住宿费用（4）餐饮费用（5）旅游费用 2．会议经费的筹措 （1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人费用 （4）社会赞助;第二节　会议筹备阶段的会务操作;（四）拟定会议议程、日程、程序 1.会议议程、日程、程序的含义 （1）会议议程 　会议议程是会议主要活动的顺序安排，它是对议题性活动的程序化，即将会议的议题的根据主次、轻重、先后次序编排。 （2）会议日程 　会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。 （3）会议程序 　会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。;2.会议议程制作要点 ;2013中国营销领袖年会会议议程 ××大学授予徐××、钱××教授“终身成就奖”大会程序 西方国家单位会议议程要点 ×××公司董事会会议议程 　　;3.安排会议生活 安排会议生活主要包括预定交通工具，安排食宿，联系与安排参观、访问活动，确定医疗、保卫人员。 所有会议生活安排，秘书要严格按照会议议程和日程进行安排。秘书必须提前预定，会前确认，掌握各联系人的联络方式，以便随时联系。 如会议期间，日程临时变动，秘书要及时作好会议生活的协调工作。;第二节　会议筹备阶段的会务操作;（五）制发会议通知 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。 一般来说，规模较大、较为重要的会议都应发书面通知。如果参加对象与人数不明确，可在报上刊登公告。如上市公司的股东大会采用公告的形式通知会议。 有些重要的会议通知，必须确认被通知人收到通知，并取得一定的证明(例如签收、回执、挂号信单据等)，以免事后相互推卸责任。 ;第二节　会议筹备阶段的会务操作;（五）制发会议通知 1.会议通知的种类与方式 （1）按通知的形式可分为口头通知和书面通知 （2）按通知的性质可分成预备性通知和正式通知 （3）按通知的名称分为会议通知、邀请信(函、书)、请柬、海报、公告等;（五）制发会议通知 2.会议通知的内容 会议通知包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。 （1）标题 　最常用的写法是“机关名称”+“会议名称”十“通知” ，一般用于正式的、重要的会议。如“上海××公司关于召开××会议的通知”。也可以只写“会议通知”或“通知”。这种写法一