批量文档制作──邮件合并.pptxVIP

现代信息技术项目四 Word制作图文资料任务5 批量文档制作──邮件合并任务提出小陈同学毕业后进入一家大型的公司做日常的文案撰写、收发工作。这一天她接到一个任务，这个任务可把她愁坏了？领导把公司所有员工的信息电子报表给了她，让她给每位员工做一个胸卡。任务还很急，想想上千名员工啊，什么时候能做出来啊，这时用“热锅上的蚂蚁”来形容一点儿也不为过，最后她是怎样完成的？。任务要点任务分析 基于快速、准确、美观的制作要求，小陈选用了Word中提供的“邮件合并”工具来完成这项工作！主文档准备数据源文档准备邮件合并目录 邮件合并01CONTENTPART 01邮件合并邮件合并1.邮件合并的定义 将主文档和数据源进行合并，快速批量的生成word文档，用于解决批量分发文件或邮寄相似内容信件时的大量重复性问题。 其在两个电子文档之间进行，一个叫“主文档”，一个叫“数据源”。邮件合并2.邮件合并方法(1)建立主文档并打开，关闭数据源文档。(2)单击“邮件”选项卡--单击“开始邮件合并”面板中的“选择收件人”按钮 --在其列表中单击“使用现有列表”命令。邮件合并2.邮件合并方法(3)选择打开素材中的数据源文档--启动“选择表格”对话框。(4)选中sheet1工作表--单击“确定”按钮，完成主文档与数据源的连接。邮件合并2.邮件合并方法(5)完成文字域的插入。将光标依次置于各字段名之后--单击“编写和插入域”面板中的“插入合并域”按钮--单击列表中的“姓名”，即可将“《姓名》”域插入到光标位置。(6)将光标置于左侧单元格中，单击“插入”选项卡—“文本”面板 –“文档部件”按钮。邮件合并2.邮件合并方法(7)单击列表中“域”命令-- 打开“域”对话框，进行设置；此外，去掉该对话框中的“更新时保留原格式”复选项。邮件合并2.邮件合并方法(8)按Shift+F9快捷键，显示图片域的域代码为：邮件合并2.邮件合并方法(9)重复前面的步骤，再次插入“域”类型的“文档部件”，同样去掉该对话框中的“更新时保留原格式”复选项。邮件合并2.邮件合并方法(10)按Shift+F9快捷键，显示插入嵌套域后的域代码为：邮件合并2.邮件合并方法(11) 返回“邮件”选项卡，单击“完成邮件合并”按钮，选中列表中的“编辑单个文档”命令，打开“合并到新文档”对话框，合并全部记录，单击“确定”按钮。邮件合并2.邮件合并方法(12)合并结果显示。如果图片显示不正常，可以按Ctrl+A，全选文档内容，再按F9，更新域即可。(13)如果只打印，那么现在就可以直接操作了；如果想存档，则仍需保存该文档。总结 通过本课件的学习，了解邮件合并的应用，掌握邮件合并的操作方法，能熟练使用邮件合并进行格式文档的批量生成与输出。