书面沟通技能培训教材.pptxVIP

主要内容 第一节 书面沟通概述 第二节 书面沟通的写作过程 第三节 书写技巧 第四节 笔头沟通实践 第一节 书面沟通概述 书面沟通的概念 书面沟通优缺点 书面沟通的种类 书面沟通的障碍 一、 书面沟通的概念 书面沟通，就是利用书面文字作为主要表达方式，在人们之间进行信息传递与思想交流的沟通形式。 二、书面沟通的优点和缺点 （一)书面沟通的优点 1、可供阅读，便于长期保存 2、可避免发生正面冲突 3、内容易于复制，有利于大规模传播 4、讲究逻辑性和严密性，说理性更强 5、可以反复推敲、修改 6、充当意见不和、起争端时的证明 （二）书面沟通的缺点 1、耗费时间较长 2、容易产生沟通障碍 3、信息反馈速度较慢 4、无法运用情景和非语言要素 三、书面沟通的种类 （一）按照书面沟通的主体与客体分类 1、写作 包括文学创作和应用写作。 2、阅读 包括：理解、想象、思维、表达、记忆和阅读速度六大因素。 （二）按照书面沟通所用的文体分类 1、行政公文 2、计划类文书 3、报告类文书 4、法律类文书 5、新闻性文书 6、日常事务类文书 （三）按照沟通渠道不同分类 1、纸张 2、 3、电子邮件（E-mail） 4、电子会议系统（EMS） 四种沟通渠道的比较（P106) 四、书面沟通的障碍 （一）语言方面的障碍 （二）知识方面的障碍 （三）人为的障碍： 发文者的语气、强调重点、表达特色，以及发文的目的经常被忽略而使理解有误。 信息及含意会随着信息内容所描述的情况，以及发文和收文时的部门而有所变更。 五、特别提醒 1、有效书面沟通的特点是什么？ A、传达必要的，精确的信息。 B、文字的表述对特定的情况应是恰如其分的。 2、书面沟通的首要重点是什么？ 明确目的------我想利用这份文书做什么？ 传递信息 下达指示 解释事情 事后补遗         制定语气和修辞策略 课堂互动 书面沟通是一种非常重要的沟通方式，请大家交流一下，在什么情况下适合书面沟通，并举出相应的例子。 第二节 书面沟通的写作过程 写作过程 写完后重读 修改文书，大胆删减 一口气写完 整理写作思路， 考虑文书内容 检查细节，确认无误， 要与不要 目的要明确 信息要全面 行文要简短 使用短句 强调最重要的 段落分明 总结和结论 尽量生动 随意开始 写写停停 被动句 双重否定 长句 无关信息 错别字 过长 亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为…… 刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我们上周的谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。 你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。 期待您的回音，并期望很快能和您会面。 此致 敬礼 比尔盖茨 2022年10月1日 练习 目标：判别两封信的高下，并说明原因（10分钟） 形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（3分钟） 亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为…… 刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我们上周的谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。 你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。