BSEEZ02036-人事档案管理办法.doc

共 NUMPAGES 13页 第 PAGE 4页 2011年12月30日发布 2011年12月30日实施 共 NUMPAGES 13页 第 PAGE 1页 内部资料 注意保存 宝钢工程技术集团有限公司管理文件 文件编号：BSEEZ02036 第4版 签发：蒋为民 人事档案管理办法 1．总则 1.1为加强宝钢工程技术集团有限公司（以下简称：公司）人事档案管理工作，保证人事档案材料及时收集归档，维护档案的完整与安全，有效发挥档案在组织、干部、人事等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法规、制度，结合公司实际情况，制订本办法。 1.2本办法所称的人事档案是指组织、干部、人事等部门形成的记载员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的书面材料。 1.3适用范围：本办法适用于公司总部职能部门和业务部门及各分公司、代表处（以下简称“各部门”）。 2．管理职责 2.1公司党委组织部、人力资源部（以下简称：人事部门）是公司人事档案的管理部门，负责对公司人事档案工作进行归口管理及档案建设的统筹规划和组织协调工作，设立专职人事档案管理员，负责人事档案管理工作。 2.2人事部门负责对所管辖范围内人事档案材料归档责任部门的业务指导，以及人事档案材料的接收、整理、保管、统计和提供利用。 2.3人事部门负责检查、考核各归档责任部门按归档要求做好人事档案材料的收集、整理和归档工作；负责跟踪、落实转入本单位员工的人事档案材料，并对其进行审核、移交；负责归档责任范围内有关人事档案材料的收集和归档工作；负责向有关人事档案归档责任部门传递本公司员工的基本人事信息；负责人事档案查阅工作的审批。 2.4各部门必须指定专人收集本部门应归档的人事档案材料，及时向人事部门归档。 3．人事档案材料的归档要求 3.1归档质量要求 3.1.1归档材料必须是办理完毕的、具有保存价值的正式材料，归档材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位公章或个人署名以及材料形成日期。 3.1.2凡规定由组织审查盖章的归档材料，须有组织盖章；规定应与本人见面的材料（如审查、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人签字。 3.1.3人事档案材料一般使用16开规格（19厘米×26.5厘米）的办公用纸，材料左边（反面为右边）应留出2.5厘米装订边，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁等书写；不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。 3.1.4除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。 3.2归档时间和方式要求 3.2.1人事档案材料的归档时间，原则上在材料形成后的一个月内，由材料形成部门向人事部门归档。 3.2.2外单位（或新员工）转入的人事档案，由人事部门审核后连同新填写的职工简历表或员工登记表一起移交人事档案管理员；人事档案管理员确认后及时在《转递干部（人事）档案转递通知单》的回执上签名、盖章，并将回执寄回。 3.2.3人事档案材料归档移交时，归档移交部门需在归档材料的封面左上方用铅笔写上员工的工号和姓名，并填写“人事档案材料移交清单”（见附件4）一式二份，经归档移交部门和人事部门盖章、确认后，一份随同人事档案材料一起向人事档案管理员移交，一份由归档移交部门留存。同时，向人事档案管理员提交电子版“人事档案材料移交清单”。 4．档案的管理和保管 4.1人事档案管理员应具备高度政治责任感，自觉遵守国家和集团公司有关规定，做好本单位人事档案材料的分类、整理装订、保管、统计和提供利用工作。 4.2在接受档案时，要依据移交清单仔细核对，并按照便于保管、方便利用的原则，按规定的分类编号方案进行统一的分类、登记、编目、排列。归档的人事档案材料由档案管理人员按照中央组织部颁发的《干部档案整理工作细则》、国家档案局颁发的《企业职工档案管理工作规定》等要求，完成分类、整理、编目、装订等工作并入库保管。 4.3公司领导及原宝钢工号员工的人事档案材料由宝钢集团档案室负责统一保管。 4.4归档的人事档案材料不符合要求的，人事档案管理员应及时退回有关部门，待补齐手续后，重新归档；无需归档的材料，应及时退还。 4.5档案存放要求整齐有序、齐全完整；档案出入必须有详细记录，借用完毕的档案应及时收回，并放回原位，不得串类易位。 4.6每年对人事档案的接收、转递、库存、提供利用等情况进行统计，并按有关规定上报统计数据。 4.7研究和改进档案的保护，对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。已归档的档案材料不可修改，如需要补充时，必须由人事部门负责人审查核准。 4.8