会议室使用管理办法.pdfVIP

会议室使用管理办法 为了进一步规范公司会议室的使用和管理，保障会议室的合理使 用，确保公司各类会议顺利召开，特制定本办法。 第一条 适用范围 本办法适用于公司五楼大会议室和小会议室的使用与管理。 第二条 相关职责 会议室由办公室统一管理，负责会议室的使用审批与调度、设施 设备维护、茶水服务、卫生保洁等相关内容。 第三条 会议室使用申请 1、为了避免会议发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前13 天由相关部门OA发起人在OA系统上发起会议室使用申请流程，填 写《会议室使用申请单》，说明会议室使用时间、会议主题、参加对 象及人数、需要办公室协办的事项等，经申请部门负责人、办公室负 责人审批同意后，由办公室根据实际情况统筹安排。 2、临时召开紧急会议需要使用会议室时，会议组织部门应及时 告知办公室后先行使用，事后再补办相关手续。 第四条 会议室安排原则 1、会议室安排遵循“先申请后安排、先公司后部门、先紧急后一 般”的原则。如遇会议发生冲突，由办公室本着重要、紧急优先的原 则协调沟通。 2、会议组织部门在预约时间内到达会议室，并开始使用；超过 30 分钟未到达会议室且未与办公室进行有效沟通的，办公室有权对 会议室另作安排。 1 3、如遇会议取消或改期，会议组织部门应及时告知办公室。如 会议改期，会议组织部门应重新发起申请，并履行相关手续。 第五条 会议室使用要求 1、办公室应做好会议室日常保洁和维护工作，保持会议室干净 整洁、桌椅排放整齐、设备设施正常。 2、办公室应于会议开始前30分钟打开会议室门、窗、空调等， 并根据会议需要做到茶杯、饮用水及其他会务用品准备齐全。 3、公司级会议，由办公室统一提供茶水服务；其他会议，请会 议组织部门自行安排茶水服务。 4、会议室使用完毕后，会议组织部门要及时告知办公室。如会 议结束时间超过下班时间，会议组织部门要负责关闭门、窗和全部设 施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。 5、如会议室使用时间为非工作日，会议组织部门应提前到办公 室领取会议室钥匙，会议过程中要爱护会议室设备设施，会议结束后 要关闭门、窗和全部设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全 工作。如因人为因素造成任何问题或事故，由会议组织部门负责人和 相关人员承担经济及其他责任。 第六条 本办法自印发之日起执行，由办公室负责解释。 2 会议室使用申请单 申请部门 申请人 使用时间 会议主题 参会对象 及人数 会议地点 需要办公室 提供的项目 申请部门 负责人意见 办公室负责人 意见 3 4