公司规章制度（船舶）五、船舶备用金使用及报销管理规定（暂行）.pdfVIP

恒力海运（大连）有限公司————————规章制度 五、船舶备用金使用及报销管理规定 （暂行） 一、目的 为规范船舶备用金的使用及财务管理，确保船舶高效营运，特制定本规定。 二、备用金使用管理规定 2.1 备用金使用范围及请示要求 第一类：港口类 （1）安检（复查）费 （2）垃圾收集费 （3）引水费 （须事前请示） （4）停泊费、解系缆费 （5）临时补充淡水费 （6）接岸电电费 第二类：船员类 （1）伙食费 第三类：交通费类 （1）签证交通费 （2）公务交通费 （须事前请示） 第四类：船舶自修类 （1）自购物料备件费 （须事前请示） 第五类：招待费类 （1）业务费 （须事前请示） （2）招待费（含疏港小费） （须事前请示） 须事前请示的项目，必须请示并经同意，方能以备用金支付，未经请示或 请示不同意的，船长不得同意开支，凡开支的也不得报销；以上其它类项目，按 实际发生的金额和规定程序从备用金中列支。对于本规定中未详尽的但确实需要 发生的项目，船长未经请示不得先行同意支付。 如下费用不属于船舶备用金用途范围：船员私事借款、船员工资、船舶外 协修理费用等，未经公司同意，不能以备用金支付。 2.2 备用金申请及使用标准 1 3 第 页 共 页 恒力海运（大连）有限公司————————规章制度 2.2.1 备用金的申请 船上备用金由船长通过借款的形式申请，需要填写《借条》，每次申领备 用金不得超过20000元，船舶库存现金不得超过30000元。在每次领入和支出备 用金时，及时在《备用金收支记录》上做好记录 2.2.2备用金的使用标准 （1）船舶伙食费标准按船舶出勤人数每人每天23元（含采购伙食的交通费）， 伙食费由船长保 ，大副申领、管理、记账，每月盘点一次并公布账目。公司岸 基维修、跟船等业务人员上船就餐，按此标准申请伙食费补贴。每月月底上报公 司人事，核准后在下个月伙食费中补发，逾期不报，视放弃该月伙食补贴。 （2）招待费（含疏港小费）由船长保管，三副记账，使用额度为船长60%，轮 机长20%，大副20%。招待费包括疏港小费，招待用烟、茶叶、饮料、咖啡等， 不属于奖金或福利，不得私分，每船每月招待费限额为1000元，一月一清。 2.3 备用金的保管及交接 公司指派专人全面负责船舶备用金的审核、发放、使用审批等工作。财务 部是船舶备用金的统计结算部门，负责船舶备用金的具体发放的操作，船长是船 上备用金管理的责任人，负责船上备用金的申请，使用的审核。在同一条船上不 得由同一人担任。公司各船原则上指定三副负责记账，船长负责保管及备用金的 申请。船上备用金的使用人员，由公司确定，公司不作确定，一般由大副负责。 备用金应严格按规定使用，未经公司批准，不得挪作它用。 船长或三副休假或其他情况，须填写《备用金交接记录》，账单、现金须 当面交接清楚。 三、备用金使用后报销管理 3.1费用报销流程 船舶在南方港口开航后，船上应立即统计该港备用金的使用情况。由经办 人在报销发票正面签字并填写《费用报销汇总单》，贴附原始单据（报销单上的 用途项目、金额和时间应该相互吻合）报船长审核签字后，交三副做账。三副根 据《费用报销汇总单》（附原始单据的）统计备用金的使用情况，及时交公司负 责财务的业务人员。公司分管负责人在收到船舶的报表及单据后，在5个工作日 内，应及时审查，并在 《费用报销汇总单》上签字，及时将相关单据交财务部冲 2 3 第 页 共 页 恒力海运（大连）有限公司————————规章制度 销备用金帐。财务部负责核实船舶备用金的收支情况，便于及时测算掌握船舶备 用金的需求。分管负责人当接到船方的申领请求或根据航次的实际情况认为有必 要给予补充时，应在核实的基础上及时提供补充。财务部在签发船舶备用金时， 应记入《备用金发放记录》，标明发放时间、金额、途径并经相关人员签名，便 于及时统计。 3.2 报销发票的规范 随着国税局、地税局对发票稽