文书档案的归档与整理(青海电力)方.pptVIP

4、整理的10大步骤—— （一）确定整理单位—— 每份文件（自然件）为一件。其中： 正本与稿本为一件； 正文与附件为一件； 来文与复文为一件； 转发文与被转发文为一件。 第三十页，共四十四页。 （二）划分保管期限—— 1、三分法； 2、两分法。 第三十一页，共四十四页。 （三）装订加固—— 去掉易生锈的金属钉； 文件左侧或左上角装订、固定； 若文件原装订基础较好则可留用。 第三十二页，共四十四页。 装订时： 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 复文在前，来文在后； 转发文在前，被转发文在后； 第三十三页，共四十四页。 请注意—— 文件处理单、发文稿纸： 与档案同样重要！ 放文件前 与文件装订在一起。 第三十四页，共四十四页。 （四）编填页号—— 若原文件页号齐全，则不必做。 第三十五页，共四十四页。 （五）简单分类—— 按年度／保管期限／组织机构（问题） 分类法将文件归类； 第三十六页，共四十四页。 （六）排序—— 在分类最后一层的文件，按时间（问题） 大流水顺序排序； 第三十七页，共四十四页。 （七）盖归档章—— 在文件首页上方空白处 加盖归档章。 第三十八页，共四十四页。 归档章式样 全宗号 年度 室 编 件 号 问题或机构 保 管期 限 馆 编 件 号 66 2008 88 办公室 永久 第三十九页，共四十四页。 （八）编号—— 1、由档案室将归档章的各个项目 依次填写； 2、“室编件号”按文件排列顺序大流水 逐件编号。 第四十页，共四十四页。 （九）编制文件级目录—— 逐件填写目录表格的项目，一年一册； 第四十一页，共四十四页。 （十）装盒—— 1、按顺序将文件依次装入档案盒中， 盒满另装； 2、填写盒内《备考表》； 3、填写档案盒封面、盒脊的项目； 4、按档案盒顺序依次排架。 第四十二页，共四十四页。 第四十三页，共四十四页。 内容总结 文书档案的归档整理  方 鸣。1、文书档案——。4、公文与档案的区别——。——以突出反映本单位的工作特色。（1）正式对外发文——。（2）收文——。（3）内部运转文件——。③集中统一管理包括——。谁办谁归档，。《归档文件整理规则》为依据——。1、整理要求——。“谁办谁归档”。2、整理的原则——。3、适用范围——。4、整理的10大步骤——。转发文与被转发文为一件。转发文在前，被转发文在后。（五）简单分类——。（七）盖归档章——。（九）编制文件级目录——。（十）装盒——。4、按档案盒顺序依次排架 第四十四页，共四十四页。 文书档案的归档整理  方 鸣 国家档案局教育中心副主任 研究馆员 ； E: 第一页，共四十四页。 一、档案工作的关系定位 档案工作千头万绪，事无巨细， 但归纳起来即三个字： ——收、 ——管、 ——用 第二页，共四十四页。 档案工作关系示意图 ↙↗ ↖↘ ←→ ↖↘ 收 管 用 满 足 需 求 第三页，共四十四页。 收——基础； 管——手段； 用——目的。 第四页，共四十四页。 应达到的目标—— 收得齐全； 管的科学； 用着方便。 第五页，共四十四页。 二、文书档案的来源 1、文书档案—— 是由公务文书（文件）转化而来； 第六页，共四十四页。 2、公文的种类： （1）命令（令）；（2）决定； （3）公告； （4）通告； （5）通知； （6）通报； （7）议案； （8）报告； （9）请示； （10）批复； （11）意见；（12）函； （13）会议纪要 通 用 行 政 类 公 文 第七页，共四十四页。 常用事务性  公 文 1.计划（规划） 2.方案 3.总结 4.情况汇报 5.调研报告 6.简报 7.会议主报告 8.领导讲话 9.典型材料 10.规章制度… … 第八页，共四十四页。 3、文件是档案的前身，