OA办公自动化深化应用.ppt

* 大家好！今天很高兴由我来跟大家一起分享关于oa系统的深化应用。我会用四个篇章给大家介绍，首先来看第一部分，概述 * 我相信对于在座的各位来说，oa系统并不是陌生的，因为我们日常工作中几乎天天都在使用。那么oa管理到底是什么呢？ OA的管理思想是以人为核心，以管控企业运营过程为目的，通过管人来实现整个企业规范运营。所以它区别于以物料为核心的ERP，以资金为核心的财务，以物流为核心的进销存。这些业务软件的核心特点都是以结果为导向，精细化管理为主，对过程的管控比较缺乏。而OA面对的是组织行为，强调的是企业资源的整体运作。所以OA与这些业务软件相辅相成、相得益彰。 * 从项目管理的角度，oa发展共经历了选型、实施、推广、深化应用四个阶段。就拿现在集团的oa来举例，虽然与实施方正式签订合同是16年4月，但早在15年中的时候就开始了选型工作，要把握标准，注重要点，同时兼顾设计原则，综合考量最后选择了泛微。进入项目实施阶段，我们组建了包括现在部分在座小伙伴在内的实施团队，运用实施方法论，经过几个月的不懈努力，顺利完成项目建设。 在推广过程中，我们通过多层次的系统培训，运用管理手段，以决策层的应用推广为切入点，将oa系统推向覆盖全集团的统一管理平台的新高度。可以说，到目前为止，前三个阶段的工作已经告一段落，集团oa系统真正开始进入深化应用时期。 * OA是不同部门、不同岗位员工日常业务办公的平台，员工每天办公的数据按照权限自动汇总给相关权限的管理层生成统计报表，给公司的管理提供决策支持，从而实现对管理过程的有效控制，这就是OA的终极目标，即为企业战略发展和管理服务。通过系统的深化应用提升企业办公效率，推动提升企业执行力。同时规范公司管理，避免人为因素，实现信息的沟通和共享，做到沉淀知识、保留痕迹。 所以OA不是一个无纸化的软件，而是一个管理工具，通过它来贯彻企业管理制度的执行，传播企业文化，通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进企业中人与组织的和谐发展。 * 参照大型企业OA深化应用的经验，一般来说，OA系统的深化应用会经历三个阶段 * 有效沟通与高效协作是企业管理的基础，沟通落地及协同体系建设最关键的是对有效沟通的一种透彻认知——用本源信息说话。大多数企业的沟通手段是传达和会议，这种形式并没有问题，但是，如果大家都是在讲“我是水手”这样的信息，沟通与协助几乎就是空谈，部门墙自然而然就形成了。如果企业上下级之间、部门之间、团队成员之间都是在用本源信息沟通，都直接讲出“我是灯塔”，那么，企业沟通自然落地，协作体系也就能较为顺畅的建立起来。通过OA系统让企业形成“我是灯塔”的思维习惯，进一步搭建整体的沟通协作平台，对整个企业自发的进行有效沟通具有不可替代的支撑作用。 * 这里的核心是两个原理——治水原理与蚁穴原理。治水原理是制度产生落地效果的核心策略。制度的推行，不能简单的采用堵截的手段，而是要像大禹治水一样，采用疏导的方式，引导员工自发的遵守制度。oa软件在很大程度上就是一种现实引导员工自发的制度落地工具。蚁穴原理是制度推行的核心策略！制度的推行所遇到的阻力来自于人性。如果策略不对，很容易激起广泛的人性反抗，形成一堵厚厚的无法逾越的水坝。但是，水坝却很可能会毁于一个小小的蚁穴，一旦这个孔开始流水，那么，孔就会成倍扩大，最后冲垮整个水坝。所以，在利用oa软件实现制度落地的过程中，企业不要一股脑把成千上百的流程全部集中起来推行，而是先固化三到五个最简单、涉及面最广而又最容易成功的流程，通过这几个流程的落地产生出蚁穴效应，而后顺势逐步增加到十个、十几个、上百个、几百个……而组织执行体系的推行，最终都要落实到相应的制度上，所以，制度落地是执行体系建设的基础和重要内容。 * 从管理的角度看，这已经属于企业宏观调控的层面。这里最核心的思想是：信息决定意识。先通过一个例子来体会一下。在这个故事中，面对有没有老虎的问题，人与人之间的区别并不在于最终信与不信，而仅仅在于次数的不同——你会在第几次相信。这就是信息对意识的决定性作用。中国有句俗语：“心往一处想，劲往一处使”，只是现实中面对十几个人我们都很难完成；但是，我们的政府在原则性问题上却能让十几亿的中国人民形成意识方向上的高度统一，正是运用了信息管理手段。在企业管理中，谁掌握了信息平台，谁就把握了全体员工的意识导向，这就是oa平台能够提供给企业管理者实现宏观调控的根本原因。 * * 中融新大集团OA系统2016年底上线，覆盖集团所有权属公司，截止到2018年6月底，共计使用人数约5900人。OA上线近两年，实现了大部分业务线下审批到线上电子化审批的转化，共计424条审批流程上线，审批约23W条业务流程，极大程度的提高了办公效率，节约了审批成本。目前集团OA共有门户12个