职业技术学校档案管理制度.pdfVIP

职业技术学校档案管理制度 一、文件的立卷与归档制度 1.学校档案室由专人专管，按照档案立卷的原则和要 求及时做好学校档案资料的收集、整理、鉴定、分类、组 卷、编目、装订工作。 2.档案管理工作采取集中统管理的原则，维护档案文 件材料的完整与安全性。 3.本校各科室具有保存价值的文件材料（文件材料保 存价值由各部门领导根据其重要性自行确定），部门专人负 责收集、整理、立卷，并于每年三月底交档案室归档。 4.归档文件材料应按它们形成的自然规律保持文件间 的有机联系，按类立卷，以便查找利用。案卷保管期限参 照当年预立卷目录。 5.归档的文件材料，在整理过程中应由档案室进行检 查，对立卷不符合要求者，应退回重新整理，以确保案卷 质量。 6.档案室及时编制归档文件目录后，用扫描图片形式 进行存档处理，以备查找。 二、档案查借阅制度 1.档案属机密，必须做到保守机密。 2.查阅档案，必须办理查阅登记手续，校办主任审核 通过，由分管校长批准。 3.查借阅人员应对档案的保密、安全和完整负责，不 准涂改、圈划、拆剪、抽页、调换、污损卷内文件。不得 擅自复印、转借、传播。如有违反《档案法》的行为，根 据其情节轻重，依法追究其法律责任。 4.档案一般只限在档案室查阅，确因工作需要借出者， 应办理档案外借查阅手续，外借档案须妥善保管，借期一 般不超过五天。如须延长借用期，必须办理续借手续。逾 期不还者，档案室人员有责任催还。 5.借阅行政机密文件，需归档部门同意和校办主任审 核通过，经校长或委书记批准。 6.外单位借阅档案者，需持本单位介绍信，经校办及 分管校长同意，方可查阅。凡属密级档案，对外一律不得 借阅。 7.凡需摘录和复印档案内容，需经分管校长同意，并 加盖校印证明。