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PAGE 7 理工大学文件材料立卷规定 第一章总则 第一条为完整、准确、系统地记载学校发展历史，使档案工作更好的为学校政、教学、科研服务，确保学校档案齐全完整，根据《档案法》《行政机关公文处理办法》和《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》等有关法律法规，结合我校实际，制定本规定。 第二条凡是记录和反映我校主要职能活动和基本历史面貌的具有保存利用价值的各种文字、图表、照片、声像、电子等不同载体的文件材料，除经学校同意可设分室保管的外，都必须立卷归档，向学校档案馆移交，任何单位和个人不得据为己有、逾期不交或自行处理。 第三条国内外与学校有关的具有保存价值的文件材料、校内个人在非职务活动中形成的对学校和社会具有保存价值的文件材料，可按征集、寄存、代管、捐赠的方式由学校档案馆收存。 第四条归档文件材料的载体应具备原始性，记载的信息内容要真实准确。每份归档文件的正文与附件、正式发文的定稿和签发单、请示与批复以及专项成套材料必须齐全。 第五条档案馆及各单位要严格按照立卷归档的职责分工要求，认真做好文件材料整理归档工作，保证学校各项工作中形成的重要材料及时归档，为开发利用档案信息资源，促进学校和社会的发展做出贡献。 第二章归档范围与保管期限 第六条学校在教学、科研、管理及各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文字材料，归档范围包括群、行政、教学、学生、科研、基建、设备、出版、外事、财会、产品十一大类，具体类目名称详见《XX理工大学档案归档范围及保管期限表》。归档的重点内容是： (一)学校委、工会、团委、民主派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于群管理的文件材料。(二)学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。(三)学校教学管理、学科建设、实验室建设、招生、学籍、学位、课堂教学与教学实践、教材建设、毕业分配等工作中形成的文件材料。 (四)学校科研管理及科研项目在立项、实验、总结鉴定、申报奖励与推广应用各阶段形成的文件材料。 (五)学校房地产管理及基建工程在立项审批、设计、施工、竣工验收、改建扩建等过程中形成的文件材料。(六)学校精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。(七)学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。(八)学校编辑出版的校报、学报等重要报刊的管理文件和审稿单、样报、样刊等出版物材料。(九)学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。(十)学校财务管理文件及会计活动中形成的报表、帐簿、凭证、工资册等会计核算材料。 （十一）上述各种工作中形成的重要声像和电子文件。 第七条归档文件的保管期限分永久、长期、短期三种，在立卷归档时应给予确定。 （一）反映我校及各部门主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、建设和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。 （二）反映学校及本单位一般工作活动，在较长时间内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。 （三）在较短时间内对学校工作有查考利用价值的，列为短期保管。 （四）上级来文，其内容直接针对本校并要贯彻执行的文件列为永久保管，其它需要贯彻执行的方针政策性文件列为长期保管，一般性文件列为短期保管。 （五）凡是介于两种保管期限之间的，其保管期限一律从长。 第三章工作机制及职责要求 第八条学校各单位要将归档工作纳入工作计划和规划，纳入相应的管理制度，纳入管理人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，应同步布置、检查、总结、验收档案工作，以保证每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。 第九条有关部门在鉴定、验收科研成果、基建工程、产业项目、重要仪器设备时，必须通知档案馆派人参加，并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统、规范的文件材料的项目，不予验收，没有档案馆的签字盖章，财务部门不予结算。 第十条各单位要建立健全收发文及其它重要事项登记制度，为核对归档文件是否齐全完整提供依据。 （一）机关政职能部门必须建立收发文登记簿，对本单位收发文件逐项填写，同时应注意收集登记领导讲话、规章制度、统计报表、调查报告、经验介绍及会议材料等“帐外文件”。 （二）学校政办公室要健全用印登记制度，凡以学校及校领导名义签字盖章的合同、协议等，必须登记在册，并留存一份归档。 （三）教务处、科技处、基建处、国有资