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综合档案工作条例 第一章 总则 第一条 为了加强对档案的科学管理，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《XX省档案管理条例》等法律法规，结合XX学院档案工作的实际情况，制定本条例。 第二条 学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学校档案。 第三条 学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。 第四条 学校实行部门立卷档案制度，逐步做到“三纳入”（纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围）、“四同步”（在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作）。 第二章 管理体制及基本任务 第五条 综合档案室是学校档案工作归口管理部门，对学校档案工作实行统筹规划、组织协调；以各单位档案管理工作进行监督和指导；同时负责永久、长期保存和提供利用档案。根据学校实际和需求，条件成熟的系部可在综合档案室的指导下设档案分室。档案分室归综合档案室及主管业务部门的双重领导。 第六条 学校综合档案室的基本任务和职责： （一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校的档案工作； （二）制订学校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况； （三）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料； （四）开展档案的开放和利用工作，主动为学校的教学、科研及各项管理工作服务； （五）参加信息工作的整体化建设；负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源； （六）参加档案工作协作、学术研究和交流活动； （七）培训学校专（兼）职档案工作人员业务； （八）开展档案的利用和宣传工作； （九）完成学校领导及党委（院长）办公室下达的其它工作。 第七条 学校机关各部门、各直属单位、各院系单位须指定一位负责人分管本单位档案工作，根据需要配备1-2名兼职档案工作人员。 第三章 档案工作人员 第八条 学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。 第九条 学校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数及人员聘任由学校根据实际情况确定。 第十条 学校档案工作人员（包括专职及兼职）属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》中职改字[1986]第39号，实行专业技术职务聘任制。 第四章 经费、库房和设备 第十一条 学校根据档案工作发展的需要，按年度安排预算经费并单独立项。学校各职能部门应保证本部门档案基础工作所需的档案装具等设备。 第十二条 根据档案工作规划以及档案室今后建筑设计规范和设备的要求，加强档案库房及设备的建设。进一步实施档案计算机管理和缩微化管理。 第五章 文件材料的形成和归档 第十三条 各单位档案人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累，工作结束时整理、立卷，并按归档要求，经本单位负责人审查合格后归档。 第十四条 对于个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各类载体的文件材料，必须按规定向档案人员移交，任何个人不得占为已有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。对向学校档案室捐赠档案资料者，学校予以奖励。 第十五条 学校档案室要注意向国内外征集与学校有关的各类文件材料和资料，应注意收集建国前学校的各类档案以及合并调整中移交的档案。 第十六条 学校对科研成果、产品研制、基建工作、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时必须有档案人员参加。 第十七条 文件材料的归档范围分为十类。（见附件） 第十八条 归档要求 （一）实行部门和科研课题组立卷的部门立卷制度，由主管业务部门统一归档。学校各部、处、系、室、工会、团委、馆等均为立卷单位，分工归口立卷。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理、组卷，并编写页号和卷号，填写卷内目录、备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限。 （二）归档的文件材料应格式统一、质地优良、书绘工整、声像清晰，符合规范和标准的要求。禁止用字迹不牢固的书写工具。 （三）文件材料整理后，拟制移交清单，向学校综合档案室移交归档。 （四）由几个单位合作完成的项目，由主办单位立卷归档，保存一套完整的档案正本，协作单位保存与自己承担任务有关的材料。 第十九条 归档时间 （一）学校党群、行政、教学 、科研、财会、 后勤服务等部门，应在次年十二月底前将上一年的文件材料归档。 （二）各系毕业生成绩总表和照片档案，应在本学期放寒假前归档。 （三）基建项目、重大科研课题和全校性重大活动，应在项目完成一月内归档。 第二十条 档案的保管期限分为永久、长期和短期。规定原则