医院一般费用报销电脑作业说明.docx

一般费用报销电脑作业说明2017 一般费用报销电脑作业说明 2017 年 05 月 31 日第 1 次修订 医院一般费用报销电脑作业说明 目 录 第 1 章 纲要 1-1 1.1 目的 1-1 作业范围 1-1 作业方式 1-1 基础资料建档 1-1 单据报销单之就源输入 1-1 单据报销单之核销 1-2 第 2 章 作业屏幕及⑤体 2-1 项目群组设定 2-1 2.1.1 类别 2-1 2.1.2 功能 2-1 使用部门 2-1 使用时机 2-1 使用方法 2-1 字段说明 2-2 保存期限 2-2 核决层级设定 2-2 2.2.1 类别 2-2 2.2.2 功能 2-2 使用部门 2-2 使用时机 2-2 使用方法 2-3 字段说明 2-3 保存期限 2-3 核决权限设定 2-3 2.3.1 类别 2-3 2.3.2 功能 2-3 使用部门 2-4 使用时机 2-4 使用方法 2-4 字段说明 2-4 保存期限 2-4 记账摘要字典 2-4 2.4.1 类别 2-5 2.4.2 功能 2-5 使用部门 2-5 使用时机 2-5 使用方法 2-5 字段说明 2-5 保存期限 2-5 一般费用报销申请 2-6 2.5.1 类别 2-6 2.5.2 功能 2-6 使用部门 2-6 使用时机 2-6 使用方法 2-6 字段说明 2-6 作业流程 2-7 一般费用报销查询 2-7 2.6.1 类别 2-7 2.6.2 功能 2-8 使用部门 2-8 使用时机 2-8 适用方法 2-8 字段说明 2-8 保存期限 2-8 第 3 章 附则 3-1 3.1 实施与修订 3-1 一般费用报销电脑作业说明1- PAGE 一般费用报销电脑作业说明 1- PAGE 1 2017 年 05 月 31 日第 1 次修订 第1章 纲要 目的 为简化各部门申请一般费用报销作业，以提升工作效率，特订定本电脑作业说明。 作业范围 当从业人员需办理一般费用报销时，以本电脑作业办理申请、核签及核销作业。 作业方式 基础资料建档 一般费用报销依各核销项目及金额之不同，遵照本院核决权限表规定需由各层级主管核决，故为简化各部门申请一般费用时免判断应呈核之主管，由会计部门将各费用种类建立对应之应呈核主管名称，以利电脑于「费用报销申请单」上打印提示。 会计部门于HIS「财务管理系统—基准档作业—项目群组设定」屏幕，将费用类别予以分类，供同类核决权限命名归集，以利基础数据设定撷取使 用。 其次，于 HIS「财务管理系统—基准档作业—核决层级设定」屏幕，将需设定核决主管层级予以分类，以利基础数据设定撷取使用。 再者，于HIS「财务管理系统—基准档作业—核决权限设定」屏幕，依据项目群组设定及核决层级条件，逐条设定每项目群组下各核决层级的金额权限范围，以利基础数据设定撷取使用。 将上列作业结合，于 HIS「财务管理系统—基准档作业—记账摘要字典」屏幕，设订各费用别应呈核的核决层级，供输入费用报销时，由电脑依据所选取之费用种类判断应呈核之主管名称。 单据报销单之就源输入 当各部门有一般费用等请款或暂借款冲销时，需以 HIS「一般费用报销申请」屏幕输入所欲报销之款项数据后，打印「费用报销申请单」，并将各项凭证(如发票、收据、发票明细等)及佐证资料(如报告、签呈、合约等)黏贴于所打印之「费用报销申请单」上，再送会计部门办理核销。 就源输入数据，为确保电脑档案与「费用报销申请单」之内容一致，避免主管核签文件与电脑数据不符，故一经存盘后即不得更改，申请人员如发现输入数据有误或需更正时需再重新输入，原「费用报销申请单」则予作 废。 当会计部门审核人员审查单据无误后，交付账务人员结转传票，经会计部门主管核决传票后即完成作业，电脑同时将已入账之传票数据传送至「一般费用报销申请」屏幕，申请部门人员可于会计入账日及会计制票号字段查询报销进度，以供确认会计核付与否。 原则上各项费用之申请以自动汇款为原则(员工为转存付款，厂商为电汇付款)，不办理现金支付。 单据报销单之核销 会计部门接获经办部门请款之单据申请单后，先由审核人员审核其凭证要件、请款金额、主管核决权限等是否符合各项法规及院内规章制度之规定。 经审核无误后，再交由账务人员于「记账凭证生成」屏幕中，输入报 销单本单编号，以显示原请款输入数据，并核对无误后，即可办理确认。 倘审核人员对报销之内容认有不符合规定处，会计出具退件意见于「费用报销申请单」上，并呈会计主管加盖退件章。 费用请款或冲销单经账务人员确认后，即自动结转会计科目，同原请款之单据黏贴单及凭证数据呈交会计主管核决。 原则上会计主管于接获账务人员之已确认之待核决传票，需于当天下班前，以「记账凭证审核」屏幕，依传票号码起讫编号执行核决输入。 倘账务人员需更正传票资料，未核决之传票，制