XX公司财务档案工作管理程序.docVIP

版本：A 编号：ISMSP-01-A 第 PAGE 5 页 共 NUMPAGES 5 页 XXXX公司 ISMSP 版 本 A 密 级 秘密★3年 XX财务档案工作管理程序 文件编号 ISMSP-01-A 1目的 为规范我公司的财务档案管理，建立财务档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，参照《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》的规定，特制定本程序。 2 范围 公司的财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告、验资报告、查账报告、财务会计制度以及与经营管理和投资人权益有关的其他重要文件，如合同、章程、董事会决议和长期经济合同等。是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。具体包括： 1）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 2）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。会计账簿是记录经济业务发生的簿籍，是编制会计报表的依据。 3）财务报告类：月度，季度，年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，及其他财务报告。 4）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。合同、章程、董事会决议和长期经济合同等。 3 职责 财务档案管理员：根据国家档案管理有关规定和要求，对公司的财务档案定期整理，装订成册或立卷存档。存档时，必须由财务经理核对、清点数量无误并签署存档记录表。妥善保管财务档案，严防失火、损坏、丢失。 4 定义 无 5 程序 5.1财务档案的管理 5.1.1财务部对每年形成的财务档案，按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册，交财务档案管理员保管。档案保管原则上应当保持原卷册的封装，禁止拆封重新整理。 5.1.2会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、年度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章（包括制单、审核、记账、主管）。 5.1.3会计报表应分月、季、年报，按时归档，并分类填制目录。 5.1.4对财务档案应当进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查阅方便，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。 5.1.5公司内查阅财务档案要按规定办理手续。上级机关或外单位需要查阅的，要经总经理批准，且派专人陪同阅看，原件不得借出。 5.1.6财务档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须经总经理批准，在不拆散原卷册的前提下，可以提供查阅或复制，并应履行借出手续和限期归还。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 5.1.7会计凭证会计账簿和月份、季度会计报表，至少保存15年。年度会计报告（包括清算会计报表）及其他重要财务档案必须永久保存。其中，现金、银行存款日记账要保存25年，涉外和对私改造账簿应永久保存。保管期满后，应按照规定的审批程序上报，经批准后才能销毁。 5.1.8保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 5.2财务档案的销毁 5.2.1由总经理会同财务部提出销毁意见，编制财务档案销毁清册，列明销毁财务档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 5.2.2总经理在财务档案销毁清册上签署意见。 5.2.3销毁财务档案时，应当由财务档案管理员和财务部经理监销。 5.2.4监销人在销毁财务档案前，应当按照财务档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的财务档案；销毁后，应当在财务档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总经理。 6 相关文件 《中华人民共和国会计法》 《中华人民共和国档案法》 《会计档案管理办法》 《XX商业秘密控制程序》 7 记录 记录名称 保存期限 《内部管理审核档案销毁清册》 2年 8 本程序文件更改记录表 序号 条款号 更改标记 更改内容 更改通知单号 更改人/日期 附加说明： 本程序文件编制人： 日期： 本程序文件审核人： 日期： 本程序文件批准人： 日期： 9 附件 内部管理审核档案销毁清册 档案名称 卷 号 册 数 起止年度 档案编号 应保管期限 已保管期限 销毁时间 销毁人