第十章项目采购管理.pptVIP

工作说明书 许多合同都包括工作说明书。工作说明书是对采购所要求完成的工作的描述。SOW是一种范围说明书，足够详细地描述了工作，以便使潜在地供应商决定能否提供所需地产品和服务，并确定一个适当地价格。 SOW应当清晰、简洁而且尽量完整。它应描述所要求地全部服务，而且包括绩效报告。 在SOW中措词是十分重要的。如：“必须”、“可以”。 SOW应详细说明项目产品，注意使用行业术语，并参考行业标准。 很多企业使用样例和模板文件生成SOW。 第三十页，共五十三页。 工作说明书模板 1、工作范围：详细地描述所要完成的工作。详细说明所用的硬件和软件以及工作的确切性质。 2、工作地点：描述工作进行的具体地点。详细说明硬件和软件所在地，以及员工工作地点。 3、执行期限：详细说明工作预计何时开始、何时结束、工作时间、每周工作时间、工作实施地点以及相关进度信息。 4、可交付成果时间表：列明具体地可交付成果，详细予以描述，并详细说明何时可以交付。 5、适用标准：详细说明与执行该项工作有关地任何特定公司和特定行业标准。 6、验收标准：描述买方组织如何确定工作是否能被接受。 7、特殊要求：详细说明任何特殊要求，例如硬件、软件产品质量保证书、人员最低学历或工作经验、差旅要求等。 第三十一页，共五十三页。 询价计划编制 第三十二页，共五十三页。 询价计划编制 询价计划编制(solicitation planning)包括准备询价所需的文件并确定合同授予的评判标准。最常见的两种询价文件分别是： RFP（request for proposal） RFQ（request for quote） 第三十三页，共五十三页。 RFP RFP（ request for proposal）是一种用于征求潜在卖方提供建议书的文件。许多组织向可能的供应商发布RFP。 例如，一个政府部门希望实现工作自动化，它可以编写并发布RFP，以便供应商提交建议书。供应商可能会建议使用不同的硬件、软件和网络解决方案来满足政府的要求。 第三十四页，共五十三页。 RFQ RFQ(request for quote)是一种用于征求潜在卖方报价或提交投标书的文件。组织常常在涉及特定产品的询价中使用RFQ。 例如，如果政府希望采购100台具有特定功能的个人电脑，它可能会向可能的卖方发布RFQ。准备RFQ的时间不像RFP那样长，对方可以不做出响应。 第三十五页，共五十三页。 其他询价文件 询价计划编制过程中经常用到的其他文件还包括邀请投标、邀请谈判和最初承包商反馈信息。 所有的询价文件都应能使潜在卖方做出准确而完整的反应。它们应当包括组织和项目的背景材料、相关的工作说明书、进度计划、期望的反应形式、评价标准、定价表和任何所需的合同额外条款。 这些文件也应足够的严谨，以保证能获得一致的、可比较的反馈，同时，还应有足够的灵活性，以便能考虑卖方提出的满足要求的更好的方法。 第三十六页，共五十三页。 RFP的基本框架 1、RFP的目的 2、组织背景 3、基本要求 4、硬件与软件环境 5、RFP过程的具体描述 6、工作说明书和工作进度信息 7、可能的附录 当前系统概要 系统要求 规模与大小 承包商答复RFP的具体要求内容 合同样本 第三十七页，共五十三页。 评审标准 评审标准用于对建议书进行排序和评分。它们可以是具体的或抽象的。评审标准经常作为采购文件的一部分。 有时需要确定和编制其他标准以确保评审的完整性。例如： 需求理解：如卖方建议书中所描述。 总成本或生命期成本：选择的卖方是否提供最低总成本（采购成本加经营成本）？ 技术能力：卖方是否具有或能否合理地获得所需的技术和技术知识？ 管理方法：卖方是否具有或能够开发管理过程和程序，以保证项目成功？ 财务能力：卖方是否具有或能够为卖方获得所需的财务资源？ 第三十八页，共五十三页。 第十章 项目采购管理 项目采购管理概述 采购计划编制 询价计划编制 供方选择 合同管理 合同收尾 第一页，共五十三页。 案例 玛丽·迈克白瑞德简直难以相信，他们公司为了完成一项重要德更换操作系统德项目，不知向外部咨询师支付了多少钱。该咨询师德建议书中写到，他们将安排实施过类似项目德、富有经验德专业人员，并且要为该项目配备4名全职的咨询师，在6个月之内完成项目。9个月过去了，玛丽的公司仍然在承担高昂的咨询费，而最初为该项目分配的咨询师有一半已经被新人所替换。其中一位新咨询师刚刚大学毕业2个月。玛丽的员工抱怨时间都浪费在培训这些所谓的“富有经验的专业人士”上。玛丽就一些与他们面临的问题相关的合同、费用和特殊条款，与公司采购经理进行了交谈。 第二页，共五十三页。 案例 解释一份合同居然如此困难，玛丽