第二讲会议策划.pptVIP

第二讲 会议策划 第一页，共三十页。 一、会议策划的含义 为了使会议取得预期目标，从而进行构思、设计，拟定出合理可行的方案的过程。 第二页，共三十页。 二、会议策划的特点 策划——具战略性，包括分析情况、发现问题、确定目标、设计和优化方案，最后形成具体工作计划等一套环节。 会议策划的特点： 1、目的性 2、预测性 3、科学性 4、可操作性 第三页，共三十页。 三、会议策划的要素 5W1H (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW) 1、WHO :谁来参加会议？会议规模、预期会议的人数，是 否邀请与会代表的陪同人员？是否有特殊的贵宾？是否有媒体 的代表？是否有海外代表？ 2、WHAT: 会议是什么类型的会议？ 第四页，共三十页。 3、WHEN 组织会议的有效时间：会议的准备时间，与会 人员的日常工作时间与其行业的特点，会议拟邀请 嘉宾的工作时间、会议时间前后相关活动是否会影 响参会人数等 (考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素 第五页，共三十页。 4、 WHERE 会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、 城乡，又是指会议召开的具体会场。 第六页，共三十页。 5、WHY: 举办会议的目的 6、HOW: 具体的会议形式(包括:会议模式、空间、设备、餐饮、娱乐等) 第七页，共三十页。 四、会议策划的内容 ㈠ 确定合适的主题 确定主题的方法和技巧 1、围绕会议目标确定会议主题。 2、切合公关，提炼主题。 3、根据会议类型，明确会议名称 第八页，共三十页。 ㈡ 确定会议的模式 传统会议模式 1、报告式 2、研讨式 3、座谈式 4、现场式 5、联谊式 6、庆典式 7、远程式 8、讲座 9、论坛（沙龙） 第九页，共三十页。 1、头脑风暴(Brain-storming) 现代新型会议模式 第十页，共三十页。 这是一种非常独特的讨论会议类型。通常由6到8名与会者在 台上或房间中心围成一圈，圈子中间留有一个空座。其他与会 者只能作为观众坐在周围旁听，不能发言，只有那些坐在圈子 里的人才可以发言。如果有观众想发言，他必须走到圈子里， 坐在中间的那个空座上，发言完毕再回到原座位。 玻璃鱼缸式会议通常有主持人参加，他可以参加玻璃鱼缸 的讨论，也可以只负责维持会议按正常程序进行。由于在会议 进行中大部分观众只是在外围观看那些位于圈子中的与会者演 讲或讨论，就像在观看鱼缸或鱼箱里的鱼活动一样，所以人们 给其取名为玻璃鱼缸会议。 2、玻璃鱼缸式会议 第十一页，共三十页。 辩论会是指两个人或两个团体就某一问题展开辩论，一方 为正方，一方为反方。例如，我们应当提高服务价格吗？正在 开发的新产品对公司是否有利？政府新颁布的政策对旅游业会 产生什么影响？国家是否应当争取奥运举办权？任何具有两面 性的问题都可以成为辩论会议的话题。辩论会有很多好处，它 着眼于问题的正反两面，可以向观众展示不同的观点和看法。 辩论会通常会带来观念或过程的进步，因为辩论过程可以暴露 不少问题。 3、辩论会 第十二页，共三十页。 一般人可能不会想到开会时使用角色扮演这一会议形式。 不过，根据讨论话题的不同，角色扮演有时会将一个问题诠释 得更好。 在美国亚美酒店所有者协会的年会上，与会者曾经就特权 授予人和被授予人之间的调停仲裁问题采取角色扮演这一会议 形式。大家通过这一形式对相关问题进行了详细阐述而不是将 其简单诉诸法律。这一方法获得很大成功，因为它经过了充分 的准备，而且所有仲裁问题，如律师是如何同仲裁人打交道 的，又是如何和客户打交道的，都被一步一步解释得非常清楚。 另外，还有一名讲解员对案例的背景和事实给予陈述。 4、角色扮演 第十三页，共三十页。 随着现代科技的发展和广泛运用，网络会议逐渐成为一种 新的会议形式。网络会议使用的是一种被称为流动媒体的技术。 简单来说，就是预先用录像带把某个事件或活动现场录制下 来，然后转换成数字化的视频信号通过电脑接收后送入网络服 务器。进入服务器后，人们就可以直接观看或下载下来供以后 观看。这对那些由于各种原因不能参加会议但仍对某些日程感 兴趣的成员或同事来说是个福音。由于是通过网络传递，所以 不存在什么时间上的障碍。网络会议对公司召开培训