档案收集的要求.docVIP

档案收集的要求 点击蓝字 档案收集的 要求 (1)加强档案室外的调查和指导工作 档案收集工作是解决档案的集中问题，因为档案收集的对象本来是分散的，这就要求收集工作必须做好档案馆(室)之外的调查，掌握入室档案的形成、流动、管理和使用等方面的情况，以便科学地安排、指导本单位各部门的档案移交工作。机关档案部门必须注意调查研究，掌握本单位文件的形成规律和特点，并切实提出接收档案的数量与质量要求。 (2)积极推行入室档案的标准化 档案收集是确保入室档案质量的首要环节。因此档案人员应严格依照国家或地方及专业主管机关制定的有关标准，对入室档案进行检查。档案人员还应加强档案收集工作前的业务检查和监督工作，以减少不符合标准要求的案卷的产生。关于在收集工作中怎样推行标准化的问题，各有关方面应该按照国家档案局制定的《机关档案工作业务建设规范》等文件的规定进行。 (3)保证归档档案的完整齐全 要严格执行归档制度。机关档案部门应将本单位所形成的、属于归档范围的文件材料及时系统地接收入档案室，反对由形成单位、承办单位或个人分散保存；对于国家规定的应当立卷归档的文件，机关或组织的有关部门必须按照规定，定期向本单位的档案机构或者档案工作人员移交。国家规定不得归档的文件材料，不得擅自归档。 (4)维护档案全宗的相对完整性 全宗就是一个机关档案的整体。一个单位的各项活动不是孤立地而是有联系地进行的，这就决定了一个单位形成的档案文件之间固有的内在联系，使它们成为一个有机的整体。保持全宗的整体完整是档案管理的一条重要原则。收集档案时，必须把本单位的档案作为一个全宗集中在档案部门内，不允许把一个全宗的档案人为地分割。