档案的著录（收藏）.docVIP

档案的著录 档案著录是对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。内容特征是指档案的主题，表现为档案的主题词、分类号、摘要等；形式特征是指档案的外在表现因素，如题名、责任者、形成时间、文种、载体、档号等。档案著录是组织档案检索工具的基础，著录的质量决定了检索工具的质量。 （一）著录项目 档案著录项目是揭示档案内容和形式特征的记录事项。根据《档案著录规则》（DA/T18—1999）的规定，包括7个著录项目。 （1）题名与责任说明项。包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任者、附件等著录单元（小项）。 （2）稿本与文种项。包括稿本、文种两个小项。 （3）密级与保管期限项。包括密级和保管期限两个小项。 （4）时间项。 （5）载体形态项。包括载体类型、数量及单位、规格等三个小项。 （6）附注与提要项。包括附注和提要两个小项。 （7）排检与编号项。包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词等小项。 著录项目分为必要项目和选择项目。其中必要项目包括正题名、责任者、时间项、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。其余为选择项目。 （二）必要项目著录细则 1.正题名 正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。单份文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“〔〕”号。单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“〔〕”号。单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”号表示。 案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。 2.责任者 责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者只有一个时，照原文著录。责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。被省略的责任者用“〔等〕”表示。多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的“（）”号中，责任者之间以“，”号相隔。同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身份置于责任者后的“（）”中，职责或身份之间以“，”相隔。 机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。历代政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“（）”号。 个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责，并加“（）”号。文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务。清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称，并加“（）”号。少数民族个人责任者称谓各民族有差异，著录时，应依照该民族的署名习惯著录。 外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“（）”号。 3.时间项 时间项视不同著录对象，分为文件形成时间、卷内文件起止时间等。一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。 时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1～4位数表示年，第5～6位数表示月，第7～8位数表示日。例：2008年8月26日表示为。 历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日，应照原文著录，同时将换算好的公元纪年附后，并加“（）”号。例：.—清乾隆十年九月二十六日。 没有形成时间的文件，应根据其内容、形式特征等考证出形成时间后著录，并加“〔〕”号。文件时间不完整或部分时间字迹不清时，仍著录原时间，原时间中缺少或字迹不清部分以“□”补之，再将考证出的时间附后，并加“〔〕”号。文件时间记载有误或有疑义时，仍照原文著录，再将考证出的时间附后，并加“〔〕”号。文件形成时间考证不出时，著录为“□□□□□□□□”，亦可著录文件上的收文时间、审核时间、印发时间等其他时间，但应在附注项中说明。若考证出的时间根据不足时，在其后加“？”号，一并著录于“〔〕”号内。 以一组文件、一卷、一组案卷为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成的文件的时间，其间用“-”号连接。起止时间的表示，无论是本年度或跨年度，著录时均不能省略年度。例19891015。 4.分类号 分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录，置于条目左上角第一行。 5.档号 档号是指档案馆、室在整理和管