DB11_T 765.1-2010 档案数字化规范 第1部分：总则.PDFVIP

ICS 01.140.20 A14 DB11 北京 地 方 标 准 DB11/T 765.1—2010 档案数字化规范 第1 部分：总则 Specification for digitization of archives- Part 1： General 2010 - 12 - 28 发布 2011 - 04 - 01 实施 京市质量技术监督局 发 布 DB11/T 765.1—2010 档案数字化规范 第1 部分：总则 1 范围 本部分规定了档案数字化工作的基本要求和基本流程。 本部分适用 北京市各级部门的档案数字化工作。 2 规范性引用文件 下列文件对 本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用 本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本 （包括所有的修改单）适用 本文件。 DA/T 18 档案著录规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用 本文件。 3.1 档案数字化 digitization of archives 利用计算机技术将传统载体档案 （纸质、缩微胶片、照片、模拟音视频等）信息转换为数字信息并 提供利用的处理过程。 4 基本要求 4.1 系统性 档案数字化涉及信息系统设计与开发、信息资源的采集、存储和利用，应进行全面规划，并在实施 过程中不断根据实际情况进行调整。 4.2 完整性 档案数字化过程中应特别注意保持全宗、目录、案卷等档案组成单位的完整性，不宜进行随意分 ， 不应孤立地抽取个别重要文件而失去与一组文件的内在联系，从而破坏档案的整体价值。 4.3 优先性 应确定档案数字化的顺序。宜根据实际情况，优先处理重要的、开放的、利用频率高的、需要抢救 的档案。 4.4 安全性 1 DB11/T 765.1—2010 4.4.1 在档案数字化过程中，应避免或减少对档案实体的破坏，最大程度地维持档案的原貌。 4.4.2 应加强安全保密管理，防止涉密或不开放的档案信息泄露，确保档案实体和数字信息的安全。 4.4.3 在采取外包生产方式时，档案部门应与外包商签署安全保密协议，明确法律责任。同时，档案 部门还应指派本单位的专业人员参与档案数字化外包业务的流程管理和现场业务指导。在项目完成后档 案部门应确保收回和处理有关数据。 4.4.4 档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，填写流程跟踪单，并及时整理、汇总，装订成册， 在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。 5 基本流程 5.1 概述 档案数字化包括数字化加工、数据存储和数据利用三个基本环节。档案数字化的基本流程图见图1。 数字化加工 数据存储 数据利用 图1 档案数字化的基本流程图 5.2 数字化加工 5.2.1 概述 数字化加工可分为 下七个子环节：档案整理、目录建库、数据采集、数据处理、数据质检、数据 挂接、数据验收。 5.2.2 档案整理 在档案数字化工作之 ，应对档案进行规范整理，同时对因破损严重无法直接进行数字化或严重影 响数字