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巧用Word的“邮件合并”批量打印学生综合素养报告单--第1页 巧用Word 的“邮件合并”批量打印学生综合素养报告单 寒假将至，一学期的工作又接近尾声。对于班主任老师来说，最后的一项 重要工作无非是评价学生、填写综合素养报告单发放给学生。与以往的印制表 格、执笔填写的流程所不同的是，在办公设备不断完善和自动化的今天，我们 完全可以利用Word 的“邮件合并”功能，批量生成、打印学生的综合素养报告 单，省时又高效。 本文以Microsoft Office 2003 中的办公组件Word 和Excel 为例，介绍一下 利用“邮件合并”功能，快速批量生成、打印学生综合素养报告单。 一、准备学生综合素养评价数据。 Word 的“邮件合并”支持Excel 及其它格式（MS Access、MS SQL、MY SQL 等）的数据源。本文以Excel 为例，先新建Excel 文档，输入列标题：姓名、成 绩（按学科分开）、评语等需要输出的数据。然后，利用平时积累，撰写学生评 语以及填写考核成绩，保存为“学生综合素养评价成绩.xls”。如图： 巧用Word的“邮件合并”批量打印学生综合素养报告单--第1页 巧用Word的“邮件合并”批量打印学生综合素养报告单--第2页 二、利用Word制作综合素养报告单模板。 这个模板班主任可以依据学校的要求自行设计，也可以参考现有模板。（现 提供A4双面模板供参考：学生综合素养报告单模板A面.doc、学生综合素养报 告单模板B面.doc） 将模板中需要插入评语及成绩等数据的地方留空，调整行高、列宽并设置 好字体段落格式，保存为Word文档即可。 三、利用Word的“邮件合并”功能，生成所有学生素养报告单电子文档。 巧用Word的“邮件合并”批量打印学生综合素养报告单--第2页 巧用Word的“邮件合并”批量打印学生综合素养报告单--第3页 打开制作或下载的报告单模板，执行以下简单三步操作： 1. 显示邮件合并工具栏 单击“工具”菜单，找到“信函与邮件”，点击子菜单项的“显示邮件合并 工具栏”。如图： 这时，会显示“邮件合并”工具条。如图： 巧用Word的“邮件合并”批量打印学生综合素养报告单--第3页 巧用Word的“邮件合并”批量打印学生综合素养报告单--第4页 2.打开数据源 点击“邮件合并”工具条第二个按钮“打开数据源”，出现“选取数据源” 对话框。如图： 巧用Word的“邮件合并”批量打印学生综合素养报告单--第4页 巧用Word的“邮件合并”批量打印学生综合素养报告单--第5页 浏览，找到保存的“学生综合素养评价成绩.xls”，选择打开。如图： 选择保存数据的Excel表，本例中数据存放在表Sheet1。如图： 巧用Word的“邮件合并”批量打印学生综合素养报告单--第5页 巧用Word的“邮件合并”批量打印学生综合素养报告单--第6页 3.插入数据字段。 光标定位到要插入数据的位置，点击“邮件合并”工具条第六个按钮“插 入域”，出现“插入域”对话框。如图： 巧用Word的“邮件合并”批量打印学生综合素养报告单--第6页 巧用Word的“邮件合并”批量打印学生综合素养报告单--第7页 选择要插入数据的字段名，点击“插入”按钮，然后关闭对话框。这时在 插入点可以看到类似书名号括起来的“«评语»”的标志。 重复以上操作，依次插入需要输出的其它成绩字段。如图8： 大功告成。此时点击“邮件合并”工具条 “合并到新文档”按钮，看看 吧，所有学生的综合素养报告单一页一页单独成页。剩下的，可以保存或者直 接打印了。 四、使用模板注意事项： 1.“学生综合素养评价成绩.xls”必须保留列标题，否则会找不到数据字段。 2.报告单模板中带有“« »”括起来的是数据字段，可以利用“插入域” 按钮进行添加。 3.其它固定内容（学校、徽标、日期等）可以依据具体情况自行修改。 相关文档下载： 学生综合素养报告单模板双面.doc /view/15a86a9ddd88d0d233d46a49.html 巧用Word的“邮件合并