沟通技巧8——商务书面沟通课件.pptVIP

商务书面沟通;;学 习 目 标; 一、认识商务书面沟通 书面沟通是以文字为媒体的信息传递交流，是一种比口头沟通更加严谨的沟通形式。主要包括文件、报告、信件、书面合同等。书面沟通比较经济，在组织内部及组织之间应用非常广泛。 （一） 书面沟通的特点 1.书面沟通具有准确性、权威性。 2.书面沟通具有较强的规范性、书面语言强调规范性。 3.书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。;（二） 书面沟通的优点 1.自由性。可以正式的或非正式的，可长可短。 2.从容性。可以使写作人能够从容地表达自己的意思。 3.充分性。词语可以经过仔细推敲，而且还可以不断修改，直到满意表达出个人风格。 4.可信性。书面材料是准确而可信的证据。所谓“白纸黑字”。 5.广泛性。书面文本可以复制，同时发送给许多人，传达相同的信息。 6.习惯性。在群体内部经常受限于约定俗成的规则。 7.准确性。书面材料传达信息的准确性高。;（三） 书面沟通适用情形 （1）沟通内容比较全面、丰富、细致时 （2）沟通时间上不必紧急，而且有相关程序的要求时 （3）沟通信息需要留存备案，以作依据或证据时 （4）沟通一般信息，需要广乏告知时 （5）澄清一些对组织的不利的谣传时;（四） 书面沟通障碍 1.失误性障碍。 书面沟通较费时，延迟回馈，甚至有时根本无法得到回馈，在有些情况下，书面信息无法保证接收者一定能收到、阅读和了解。 2.理解性障碍。 发言者的语气、强调重点、表达特色以及发文的目的经常被忽略而使理解有误。 3.外因变化性障碍。 信息及含义会随着信息内容所描述的情况以及发文和收文的人、时间、地点、环境等的不同而有所变更。;表5-1 书面沟通与口头沟通的比较;（五） 商务文书沟通的种类 1）商务通用文书 商务通用文书有：通知、请示、报告、提案、决定、通报、批复、函、会议纪要等 2）商务专用文书 （1）商务行为规范性文书类 章程、条例、制度、规定、守则，意向书、协议书、合同书等 （2）商务活动分析性文书类 市场调研报告、市场预测报告、经济活动分析报告、可行性研究报告、企业咨询诊断报告、事故调查报告、质量检验分析报告等 （3）商务活动解说性文书体式类 产品说明书、产品介绍、计划、方案、总结、述职报告、填制性文书 （4）商务宣传公关性文书类 经济新闻、广告词、礼仪性文书等;（六）商务书面沟通基本策略 1、正确的沟通对象 找对直接相关人 作为商务沟通，其书面沟通的对象，应该是对公司的产品或者业务感兴趣的一部分人，怎样通过沟通使对方将潜在的购买欲望转化为实际购买是我们要关注的问题之一。当然了，沟通的目的不一定就是利益的实现，也可以是顾客关系的维护，在不同的时期可以采用不同的方法。;2、合适的沟通时机 找准合适时机 选择一个客户比较有利的时机展开沟通，其成功的可能性要远远大于不适宜的沟通时间。如何选择恰当的沟通时间呢？最重要的就是了解客户的工作时间。 每位客户在时间上都有各自的安排，如果不提前了解客户的时间安排，不仅很容易浪费自己大量的时间和精力，还得不到客户的青睐。;3 、书面沟通形式的选择 选对合适形式 （1）通用公文； （2）调查报告； （3）商议信函； （4）电报； （5）传真； 此外，还有邀请函，请柬；Email；字条；意向书；合同等 思考：选择参考因素？;;;;;;;;任务执行（操作）;三、写好商务通用文书 （一）熟悉商务通用文书写作程序 1、准备阶段 （1）明确行文目的与要求 （2）确立主题 是指公文在汇报工作、说明事物、阐明政策中所表述的基本观点或主张，也就是公文的中心思想。 （3）选择文种 （4）调查研究、收集材料 （5）选择恰当的表达方式 说明、叙述、议论是公文常用的三种表达方式。 2、写作文稿阶段 （1）安排结构 （2）拟写提纲 （3）书写文稿 3、审核修改 4、签发定稿 ;（二）遵守商务通用通用文书书写规范 1、遵守国家统一的公文格式规范 参阅前面商务通用文书格式部分内容。 1、标题 2、主送单位 3、正文 4、发文单位 5、发文日期 6、抄送单位 7、文件版头 8、公文编号 9、签发人 10、机密等级 11、紧急程序 12、阅读范围 13、附件 14、印章 15、印制版记 ;2、遵守国家统一的语言文字规范 字的要求：（中华人民共和国通用语言文字法2001年1月1日施行） 不得随意草书、连书、省笔。一律使用正式公布的简化字，已废除的异体字、繁体字一律不用。不得使用自